entidad mexicana de acreditación, a. c.


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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS APLICACIÓN DE LA NORMA NMX-EC IMNC-2014 PARA UNIDADES DE VERIFICACIÓN (ORGANISMOS DE INSPECCIÓN) EN MATERIA DE AUDITORÍA AMBIENTAL GUIA CONTENIDO CAPÍTULO TEMA HOJA 0 INTRODUCCIÓN 1 1 TERMINOLOGÍA 2 2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 2 4 REQUISITOS GENERALES-IMPARCIALIDADE E INDEPENDENCIA 2 5 REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA REQUISITOS ESTRUCTURALES - REQUISITOS ADMINISTRATIVOS REQUISITOS ESTRUCTURALES - ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN REQUISITOS DE RECURSOS - PERSONAL REQUISITOS DE RECURSOS - INSTALACIONES Y EQUIPO REQUISITOS DE RECURSOS - SUBCONTRATACIÓN REQUISITOS DE PROCESOS - MÉTODOS DE VERIFICACIÓN Y 8 PROCEDIMIENTOS 7.3 REQUISITOS DE PROCESOS - REGISTROS DE VERIFICACIONES QUEJAS Y APELACIONES REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN - OPCIONES REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN-DOCUMENTACIÓN DEL 10 SISTEMA DE GESTIÓN (OPCIÓN A) 8.4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN - CONTROL DE REGISTROS 10 (OPCIÓN A) 8.5 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN - REVISIÓN POR LA 10 DIRECCIÓN (OPCIÓN A) 8.6 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN - AUDITORÍAS INTERNAS 11 (OPCIÓN A) 8.8 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN - ACCIONES PREVENTIVAS (OPCIÓN A) 11 ANEXO A.1 REQUISITOS DE INDEPENDENCIA PARA UNIDADES DE VERIFICACIÓN 12 ANEXO 1 DOCUMENTO GUÍA PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS A LA 13 IMPARCIALIDAD ANEXO 2 PROCEDIMIENTO DE TESTIFICACIÓN 16 ANEXO 3 EVIDENCIAS O TRABAJOS EQUIVALENTES QUE PUDEN SER 20 ACEPTADOS PARA OBTENER LA ACREDITACIÓN EN LAS ESPECIALIDADES DE AUDITORÍA AMBIENTAL 0. INTRODUCCIÓN El presente documento es una guía para la aplicación y revisión del cumplimiento de la norma mexicana NMX-EC IMNC-2014 por parte de las Unidades de Verificación en materia de Auditoría Ambiental, de conformidad con los criterios establecidos por la Cooperación Internacional de Acreditación ILAC, criterios de la entidad mexicana de acreditación, a.c., así como de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales a través de la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente. Para facilitar y asegurar el correcto uso de este documento, fue elaborado de tal forma que se hizo coincidir la numeración de sus capítulos e incisos con los correspondientes incisos de la norma FECHA DE EMISION FECHA ENTRADA VIGOR HOJA DE 24 MOTIVO: REVISIÓN DOCTO No. MP-HE ema-001

2 NMX-EC IMNC-2014 (ISO/IEC 17020:2012), por lo que el documento no presenta su numeración en estricto orden numérico. Los términos "debe o deberá" se utilizan en este documento para indicar aquellas disposiciones que, reflejan los requerimientos de la NMX-EC IMNC-2014, o en unos pocos casos los requisitos para la operación de los organismos de acreditación de la norma ISO/IEC-17011:2004, y que son considerados obligatorios. El término "debería" se utiliza para indicar aquellas disposiciones que, aunque no es obligatorio, son proporcionados por ILAC como un medio reconocido de satisfacer los requisitos. El término podría se usa para indicar algo que es permitido. El término puede es usado para indicar una posibilidad o capacidad. Las Unidades de Verificación, cuyos sistemas no siguen los debería de este documento guía de ILAC serán solo elegibles para acreditación si ellos pueden demostrar al organismo de acreditación que sus soluciones cumplen las clausulas relevantes de la NMX-EC IMNC-2014 en una manera equivalente o mejor. Para la correcta aplicación de esta guía se deben consultar los siguientes documentos, en su edición vigente o los que la sustituyan, mismos que formarán parte de los criterios de evaluación en materia de auditoría ambiental. - Ley Federal sobre Metrología y Normalización. - Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente. - Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en materia de Autorregulación y Auditorías Ambientales. - Norma Mexicana NMX-EC IMNC-2014 Evaluación de la conformidad-requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de unidades (organismos) que realizan la verificación (inspección). - Norma Mexicana NMX-AA-162-SCFI-2012 Auditoría Ambiental Metodología para realizar auditorías y diagnósticos, ambientales y verificaciones de cumplimiento del plan de acción - Determinación del nivel de desempeño ambiental de una empresa - Evaluación del desempeño de auditores ambientales. - Norma Mexicana NMX-EC IMNC-2005 Evaluación de la conformidad-requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad - ILAC-P15:06/ 2014 Aplicación de la ISO/IEC 17020:2012 para la acreditación de organismos de inspección. - APLAC MR001 Requirements for Inspection Body Accreditation. - Convocatoria para obtener la acreditación y aprobación como auditor ambiental. - Guía de Evaluación Técnica de Auditoría Ambiental, FOR-UV TERMINOLOGÍA Para los efectos de la presente Guía se estará a las definiciones previstas en las Leyes Federal sobre Metrología y Normalización y General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente, sus respectivos Reglamentos, las normas mexicanas aplicables y los documentos ISO/IEC. 2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.1a El término "instalación" puede ser definido como "una colección de componentes ensamblados conjuntamente para alcanzar un objetivo no alcanzable por los componentes por separado". 4. REQUISITOS GENERALES - IMPARCIALIDAD E INDEPENDENCIA 4.1.3a Los riesgos a la imparcialidad de la unidad de verificación deben ser considerados cuando se producen eventos que podrían tener relación con la imparcialidad de la unidad o su personal. En el 2 DE 24 MP-HE005-02

3 Anexo 1 de este documento se contempla una forma de cómo identificar los riesgos a la imparcialidad, este documento es una de varias alternativas sobre cómo hacerlo y por lo tanto es un documento guía para dar mayor claridad a la unidad de verificación de como cumplir con este requisito b La unidad de Verificación debe describir cualquier relación que pudiera afectar su imparcialidad a un grado relevante, usando diagramas organizacionales u otros medios. Ejemplos de relaciones que podrían influenciar la imparcialidad, incluyen, pero no están limitadas a: - Relaciones con una organización matriz. - Relaciones con departamentos dentro de la misma organización. - Relaciones con compañías relacionadas u organizaciones. - Relaciones con reguladores. - Relaciones con clientes. - Relaciones de personal. - Relaciones con organizaciones de diseño, manufactura, proveedoras, instalación, adquisiciones, posesión, uso o mantenimiento de los elementos verificados a La unidad de verificación debe tener un mecanismo (el que determine la unidad de verificación) para minimizar o eliminar los riesgos a la imparcialidad identificados conforme al 4.1.3b b Si se identifican nuevos riesgos durante sus actividades, deben incluirse en el análisis que realizó para cumplir con el de la norma NMX-EC IMNC c Si de los riesgos identificados por la UV, se presenta alguno de ellos durante sus actividades, se deberá evidenciar la implementación de dicho mecanismo para minimizar o eliminar u otro si lo considera necesario d Si no se elimina el riesgo deberá al menos demostrar qué salvaguardas o acciones considera para que se minimice o no se presente e La evolución de los riesgos a la imparcialidad los determina la unidad de verificación, conforme al 8.5.1a del presente documento a La alta dirección de la unidad de verificación debe tener una declaración documentada de su compromiso con la imparcialidad, en llevar a cabo actividades de verificación, la gestión de conflictos de interés y garantizar la objetividad de sus actividades de verificación. Las acciones que emanen de la alta dirección no deberían contradecir esta declaración b Una manera para la alta dirección de hacer hincapié en su compromiso de imparcialidad es hacer declaraciones relevantes y políticas disponibles públicamente. 5. Requisitos Relativos a la Estructura 5.1 Requisitos estructurales- Requisitos Administrativos En México se manejan las Personas Físicas y Morales. Estos términos solamente serán ocupados para el cumplimiento de éste punto. Para Personas Morales. Debe presentar acta constitutiva de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) o de la Organización a la que pertenece o en su caso copia certificada del acta constitutiva, decreto de gobierno o estatutos de la organización. Todos los documentos deberán ser con validez oficial. Dentro de su objeto social se debe considerar la realización de: auditorías ambientales 3 DE 24 MP-HE005-02

4 El acta constitutiva de la unidad de verificación deberá cumplir con los criterios de independencia correspondiente al tipo de unidad de verificación conforme a lo establecido en la norma NMX- EC IMNC vigente. Para personas físicas. Deberá presentar su constancia del Registro Federal de Contribuyentes acompañado de la acta de nacimiento y/o Clave Única de Registro de Población a La Unidad de Verificación debe describir sus actividades definiendo el campo general y tipo de la verificación (auditorías ambientales, diagnósticos ambientales y verificaciones de cumplimiento del plan de acción), y, donde sea aplicable, leyes, reglamentos, normas o especificaciones que contienen los requisitos con los que las verificaciones se llevarán a cabo a El nivel de la cobertura debería ser proporcional con el nivel y naturaleza de las responsabilidades que puedan surgir de la operación de la Unidad de Verificación. Antes de acreditarse, la unidad de verificación deberá presentar evidencia de que se cuenta con la póliza de seguro de responsabilidad civil vigente o demostrar que cuenta con las reservas suficientes para cubrir las responsabilidades que surjan de su operación. En caso de aplicar el seguro de responsabilidad civil éste deberá permanecer vigente, durante todo momento, mientras dure la acreditación. En caso extraordinario de que haya vencido el seguro, la unidad de verificación deberá de abstenerse de realizar verificaciones. Una fianza de responsabilidad no se considerará como seguro de responsabilidad. 5.2 Requisitos estructurales - Organización y gestión 5.2.2a El tamaño, la estructura, la composición y la gestión de una unidad de verificación, en conjunto, deben ser adecuados para el desempeño competente de las actividades de la unidad de verificación dentro del alcance para el cual la unidad de verificación está acreditada b Mantener la capacidad de llevar a cabo actividades de verificación implica que la unidad de verificación debe tomar medidas para mantenerse apropiadamente informada sobre novedades técnicas y normativas concernientes a sus actividades c Las unidades de verificación deben mantener su capacidad y competencia para llevar a cabo actividades de verificación realizadas con poca frecuencia (normalmente con intervalos más largos a un año). La unidad de verificación puede demostrar su capacidad y competencia para actividades de verificación realizadas con poca frecuencia mediante la realización de verificaciones simuladas, en instalaciones de manufactura o de entrenamiento (en campo y gabinete) incluso con otra Unidad de Verificación en materia de Auditoría Ambiental a La unidad de verificación debe mantener un organigrama actualizado ó documentos que indiquen claramente las funciones y líneas de autoridad para el personal dentro de la unidad de verificación. La posición del gerente técnico y gerente de calidad referenciado en la cláusula deben ser claramente mostrado en el organigrama o documentos a Puede ser relevante proveer información concerniente al personal que llevará a cabo trabajos para la unidad de verificación y para otras unidades o departamentos a Con el fin de ser considerado disponible la persona debe ser también empleada o de otra manera legalmente contratada por la unidad de verificación b Con el fin de asegurar que las actividades de verificación son llevadas a cabo de acuerdo con la NMX-EC IMNC-2014, el gerente técnico y cualquier sustituto, deben tener la competencia técnica necesaria para entender todas las cuestiones involucradas en el desarrollo de las actividades de verificación. Por lo que: 4 DE 24 MP-HE005-02

5 - El Gerente Técnico y los Gerentes Técnicos Sustitutos deberán ser acreditados como auditores coordinadores. - El auditor coordinador deberá tener acreditada al menos una especialidad. Adicional a lo anterior se debe considerar los requisitos indicados en la Convocatoria para obtener la acreditación y aprobación como auditor ambiental. Con lo cual El gerente técnico y gerente técnico sustituto deberán ser evaluados por el grupo evaluador de la ema, además de la evaluación como auditor coordinador, en los siguientes temas: - Conocimiento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su Reglamento, respecto a la acreditación y operación de las unidades de verificación (organismos de inspección). - Sistema de calidad de la unidad de verificación (organismo de inspección) y la norma de acreditación. - Norma Mexicana NMX-AA-162-SCFI-2012 Auditoría Ambiental Metodología para realizar auditorías y diagnósticos, ambientales y verificaciones de cumplimiento del plan de acción - Determinación del nivel de desempeño ambiental de una empresa - Evaluación del desempeño de auditores ambientales. - Directrices del Proceso de certificación a Los puestos de gerentes técnicos y sustitutos, verificadores y otras posiciones administrativas, las cuales podrían tener un efecto en la gestión, desempeño, registro o reporte de verificaciones b Las descripciones de puesto u otra documentación deben detallar los deberes, responsabilidades y autoridades para cada categoría de trabajo referida en el punto 5.2.7a. Dentro de los perfiles y descripción de puestos de los gerentes técnicos y sustitutos y de los verificadores, se deben contemplar los requerimientos incluidos en la convocatoria. 6.1 Requisitos de recursos - Personal 6.1.1a Donde sea apropiado, las unidades de verificación deben definir y documentar los requisitos de competencia para cada actividad de verificación, como se describe en 5.1.3a Se deberá presentar evidencia de la forma como fue evaluado el personal de tal manera que se garantice que se cumple con los perfiles y descripciones de puesto establecidos por la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) b Para "el personal involucrado en las actividades de verificación", véase 5.2.7a c Los requisitos de competencia deberían incluir conocimiento del sistema de gestión de la unidad de verificación y la habilidad para aplicar procedimientos administrativos, así como los procedimientos técnicos aplicables a las actividades llevadas a cabo. Las evidencias o trabajos equivalentes que pueden ser aceptados para obtener la acreditación en las especialidades de auditoría ambiental, se indican en el Anexo 3 de esta guía (excepto para las especialidades de recursos naturales, vida silvestre y recursos forestales, los cuales están señalados en la NMX-AA-162-SCFI-2012). La inclusión de personas en capacitación o entrenamiento estará en función de las materias a evaluar de acuerdo a las actividades de la empresa y conforme a lo indicado en la Norma Mexicana NMX-AA-162-SCFI a Todos los requisitos de la NMX-EC IMNC-2014 aplican igualmente, tanto para los empleados de la Unidad de Verificación como para las personas subcontratadas. 5 DE 24 MP-HE005-02

6 Para la evaluación de la competencia técnica de los verificadores en auditoría ambiental, en una acreditación inicial, en una ampliación de verificadores o de especialidades, se procederá de la siguiente manera: Se aplicará una evaluación documental sobre la información que presente la unidad de verificación para determinar que se cumple con las disposiciones de la convocatoria.. Una vez que los resultados de la evaluación documental sean satisfactorios se procederá a realizar la entrevista al personal propuesto como verificador. - En caso de que el verificador no apruebe la entrevista, se podrá aplicar una segunda evaluación después de dos meses contados a partir de la aplicación de la primera evaluación. En caso de no aprobar la segunda entrevista, se dará por concluido el trámite solicitado. - El personal que no haya aprobado la entrevista en las dos oportunidades no podrá presentarlo hasta en tanto no hayan transcurrido doce meses contados a partir de la segunda entrevista. En ese caso, la unidad de verificación deberá presentar evidencia objetiva de haber proporcionado capacitación y entrenamiento a los verificadores que no aprobaron dicha evaluación. Una vez que el personal candidato a verificador haya aprobado la entrevista se procederá a realizar la testificación correspondiente. - En caso de que el candidato a verificador no haya aprobado la testificación, se podrá realizar una segunda testificación después de dos meses contados a partir de la aplicación de la primera testificación. En el caso de que el candidato a verificador no apruebe la segunda testificación, el trámite se dará por concluido. - El personal que no haya aprobado la testificación en las dos oportunidades no podrá evaluarse hasta en tanto hayan transcurrido doce meses contados a partir de la segunda oportunidad. En ese caso, la unidad de verificación deberá presentar evidencia objetiva de que proporcionó capacitación y entrenamiento correspondiente a los verificadores propuestos para la acreditación. 6 DE 24 MP-HE Para llevar a cabo el proceso de testificación, la unidad de verificación acreditada o en proceso de acreditación deberá cumplir con lo establecido en el Anexo 2 de esta guía a El procedimiento para autorización formal de verificadores debería especificar qué detalles relevantes son documentados, por ejemplo, la actividad de verificación autorizada, el comienzo de la autorización, la identidad de la persona que hizo la autorización, y donde sea apropiado, la fecha de terminación de la autorización a El periodo de Trabajo bajo tutela, capacitación/entrenamiento mencionado en el inciso b) de la norma NMX-EC normalmente incluye actividades en donde las verificaciones se llevan a cabo a La identificación de las necesidades de formación de cada persona debería realizarse a intervalos regulares. El intervalo debería ser seleccionado para asegurar el cumplimiento de la cláusula inciso c) de la norma NMX-EC Los resultados de la revisión de entrenamiento, por ejemplo, planes para la formación continua, o una declaración de que no se necesita la formación continua, deben ser documentados a Un objetivo importante de los requerimientos de supervisión es proveer a la unidad de verificación con una herramienta para asegurar la consistencia y la confiabilidad de los resultados de la verificación, incluyendo cualquier juicio profesional contra los criterios generales. La supervisión puede resultar en la identificación de necesidades para entrenamiento personal o necesidades para revisar el sistema de gestión de la unidad de verificación b Para otro personal involucrado en actividades de verificación, ver 5.2.7a. Para la supervisión de revisiones de informes (registros de verificaciones): La supervisión del personal de verificación (inspección) puede incluir pero no limitarse a la revisión regular de los registros (informes que contengan los dictámenes) de verificación (inspección) para

7 asegurar que éstos están de acuerdo con la metodología y los lineamientos correspondientes y si es necesario con las obligaciones contractuales acordadas con el cliente. La unidad de verificación debe definir el cómo, cuándo, cuánto, dónde y quién realizará las actividades antes mencionadas. Para la supervisión de campo Las personas físicas requerirán llevar a cabo la supervisión por un par que cuente con el mismo alcance acreditado, de ser el caso por otra unidad de verificación (organismo de inspección) en materia de Auditoría Ambiental a Para ser considerada suficiente, la evidencia de que el verificador (inspector) continúa desempeñándose competentemente debería ser justificada por una combinación de información, como: - Desempeño Satisfactorio de exámenes y determinaciones. - Resultados positivos de la revisión de informes, entrevistas, verificaciones simuladas y otros desempeños en evaluaciones. (Ver nota a la cláusula 6.1.8) - Resultados positivos de la tutela y formación. - Ausencia de quejas y bajo número de prevenciones b Debe existir un programa efectivo para la supervisión en sitio de verificadores. Éste puede contribuir al cumplimiento de los requerimientos en las clausulas y El programa debería ser diseñado considerando: - Los riesgos y complejidades de las verificaciones. - Resultados de actividades de supervisión previas, y - Desarrollo de procedimientos técnicos y normativos relevantes a las verificaciones. La frecuencia de las observaciones en sitio depende de las cuestiones mencionadas anteriormente, pero deben ser al menos una vez durante el ciclo de reevaluación de la acreditación (cada 4 años), sin embargo ver la nota de aplicación del punto 6.1.9a Si los niveles de riesgo, o complejidad o los resultados de observaciones previas, o si han ocurrido cambios en lo técnico, procedimientos o en lo normativo se deberían considerar con mayor frecuencia. Dependiendo de los campos, tipos y rangos de verificación cubierta por la autorización del verificador, puede haber más de una observación necesaria por verificador para cubrir adecuadamente el rango de las competencias requeridas. Así, las supervisiones en sitio pueden incrementar su frecuencia si hay evidencia de que no se continúa teniendo desempeño satisfactorio. Los registros de las supervisiones en campo y de registros de verificaciones y las observaciones que se generen deben ser conservados c En áreas de verificación donde la unidad de verificación tiene solamente una persona técnicamente competente, la supervisión en sitio debe ser realizada por otra unidad (organismo) que realiza verificaciones (inspecciones) en materia de Auditoría ambiental. Ver 6.1.8b a Los registros de la autorización deberían especificar la base en al cual la autorización fue concedida (por ejemplo, las observaciones en sitio de verificaciones) a Los métodos de remuneración que proveen incentivos por hacer las verificaciones rápidamente tienen el potencial de afectar negativamente la calidad y resultado del trabajo de verificación a Las políticas y procedimientos deberían asistir al personal de la unidad de verificación para la identificación de amenazas comerciales, financieras u otras amenazas o incentivos los cuales podrían afectar su imparcialidad, si estos se originan dentro o fuera de la unidad de verificación. Así, los procedimientos deberían de indicar como algunos conflictos de interés identificados por personal de la unidad de verificación son reportados y registrados. Tenga en cuenta, sin embargo, que mientras que las expectativas para la integridad del inspector pueden ser comunicados por las 7 DE 24 MP-HE005-02

8 políticas y los procedimientos, la existencia de tales documentos puede no significar la presencia de la integridad y la imparcialidad requeridas por esta cláusula. 6.2 Requisitos de recursos - Instalaciones y equipo Criterio para el punto 6.2 de la norma NMX-EC IMNC-2014: La unidad de verificación (organismo de inspección) debe contar con lo siguiente: 1. Despacho, oficina, local o área física para prestar el servicio de verificación. 2. Teléfono, secretaria o contestadora telefónica y computadora personal o de escritorio con acceso a Internet y correo electrónico disponible y en funcionamiento, localizado en el despacho, oficina, local o área física. En la materia de auditoría ambiental la unidad de verificación (organismo de inspección) no cuenta con equipo de medición para realizar sus actividades. 6.3 Requisitos de recursos - Subcontratación 6.6.3a Mecanismo de notificación al cliente de su intención de subcontratar y de la aceptación, la Unidad de Verificación deberá de incorporar como notifica al auditado su intensión de subcontratar a algún verificador, y deberá demostrar que esta propuesta ha sido aceptada por parte del auditado. En caso de que algún subcontratista realice cualquier tipo de trabajo que forme parte de la verificación, la Unidad de Verificación es la responsable de la determinación de la conformidad del elemento verificado. La Unidad de Verificación que subcontrata a un Auditor Especialista que pertenece a otra unidad de verificación, debe contar con la autorización por escrito de la persona de esa unidad de verificación que tiene facultades para autorizar la subcontratación. La competencia del subcontratado debe ser demostrada por la acreditación en norma NMX-AA-162- SCFI-2012 El auditor coordinador es la única modalidad que no debe subcontratarse. Para aquellos que tengan acreditación y aprobación en recursos naturales podrán ejercerla de acuerdo a las características de la empresa que gestiona un certificado y apegarse a los requisitos de la norma NMX-AA-162-SCFI-2012 y sus directrices. 7.1 Requisitos de procesos - Métodos de Verificación y procedimientos 7.1.2a La unidad de verificación (organismo de inspección) debe contar con procedimientos técnicos con base en los cuales se realizarán las auditorías ambientales, diagnósticos ambientales y verificaciones de cumplimiento del plan de acción a Un método de verificación (inspección) normalizado es aquel que cumple con los requisitos establecidos en la Norma Mexicana NMX-AA-162-SCFI-2012 y sus directrices a Donde sea apropiado el sistema de control de contratos u órdenes de trabajo debería asegurar que: - Las condiciones del contrato están acordadas. - La competencia del personal es adecuada. - Cualquier requisito legal está identificado. - Se identifican requerimientos de seguridad. - El alcance de cualquier requerimiento de acuerdo de subcontratación es definido. Para requerimientos de trabajos de rutina o repetitivos, la revisión puede ser limitada a consideraciones de tiempo y recursos humanos. Un registro aceptable en tales casos debería ser la aceptación del contrato firmado por una persona apropiadamente autorizada. 8 DE 24 MP-HE005-02

9 7.1.5b En situaciones donde las órdenes de trabajo verbales son aceptables, la unidad de verificación debe mantener un registro de todas las solicitudes e instrucciones recibidas de palabra. Donde sea apropiado, los datos relevantes y la identidad del representante del cliente deberían ser registradas c El sistema de control de contratos y ordenes de trabajo debería asegurar que hay un claro y demostrable entendimiento entre en la unidad de verificación y su cliente sobre el alcance del trabajo de verificación que será realizado por la unidad de verificación (organismo de inspección) a La información referida en esta cláusula no es información provista por un subcontratista, pero información recibida por otras partes, por ejemplo autoridades reguladoras o el cliente de la unidad de verificación (organismo de inspección). La información puede incluir datos de fondo para la actividad de verificación (inspección), pero no resultados de la actividad de verificación (inspección). 7.3 Requisitos de procesos - Registros de verificaciones La ema revisará que los expedientes demuestren la evaluación correcta y completa de la normatividad ambiental en cada uno de los servicios proporcionados. Para el caso de unidades de verificación (organismo de inspección) que reciben una vigilancia o reevaluación, durante la evaluación en sitio se revisarán los servicios (auditorías ambientales, diagnósticos ambientales o verificaciones de cumplimiento del plan de acción) concluidos de la unidad de verificación; entendiéndose como servicios concluidos aquéllos que ya fueron entregados a la empresa auditada (tomando en cuenta la fecha de acuse de la Carta de Terminación de los Trabajos -Apéndice Informativo L de la Norma Mexicana NMX-AA-162-SCFI ), sin importar la etapa en la que se encuentra ante la PROFEPA.. Se revisarán aleatoriamente los servicios que la unidad haya realizado a partir de la última evaluación en sitio aplicando el instructivo de muestreo de la ema (MP-TS026) vigente y referido en el Anexo 4 de la presente guía.; para lo cual la Unidad de Verificación (organismo de inspección) proporcionará un listado conteniendo sus servicios concluidos ;tomando en cuenta los servicios del mes en el que fueron evaluados por última vez por la ema (vigilancias o reevaluaciones), hasta el momento de la evaluación. Este listado de servicios deberá de ser incorporado al informe de la evaluación en sitio y deberá contener fecha de entrega, nombre y firma del representante legal o autorizado ante la ema. La Unidad de Verificación está obligada a proporcionar toda la información referente a los registros, según el alcance de la evaluación, y hasta cinco días previos de la evaluación en sitio; entendiéndose que durante la visita de evaluación, el grupo evaluador revisa y analiza la información que le proporciona el evaluado de los servicios muestra; también cabe aclarar, que el Experto Técnico en su papel de evaluador de la ema no posee clave de acceso al Sistema de Auditoría Ambiental en Línea, SAAEL. Cuando el número de servicios realizados por la unidad de verificación (organismo de inspección) indique que el muestreo deberá de realizarse a tres o cinco, la ema requerirá mínimo dos días de evaluación, toda vez que en promedio se revisan 2 a 3 expedientes por día, considerando el tiempo de protocolo, lista de asistencia, revisión documental y tipos de servicio. En caso de que la visita de evaluación en sitio considere realizar ampliaciones y testificación, el número de días debe ser mayor. Las unidades de verificación deberán resguardar los registros de los servicios muestreados, en un medio de almacenamiento electrónico, mismo que al término de la reunión de cierre se entregará al Evaluador Líder para su resguardo por la ema; quien al concluir dicho proceso hará entrega del dispositivo al evaluado. 9 DE 24 MP-HE005-02

10 7.5 Quejas y Apelaciones entidad mexicana de acreditación, a. c. Para las evaluaciones de vigilancia en cuanto a la revisión de expedientes. El grupo evaluador de ema evaluará cómo la unidad de verificación atiende las prevenciones que la PROFEPA levante con respecto a los servicios muestreados y se asegura la mejora continua. Lo anterior debe estar documentado en el sistema de calidad de la unidad de verificación (organismo de inspección). En caso de que la unidad de verificación (organismo de inspección) bajo evaluación declare que no haya recibido prevenciones de la PROFEPA con respecto a los servicios muestreados, el evaluador líder lo dejará asentado en el informe de evaluación correspondiente. 8.1 Requisitos del Sistema de Gestión Opciones 8.1.3a La expresión esta norma internacional es una referencia a la ISO/IEC b Donde un sistema de gestión ISO 9001 es establecido por una entidad que incluye otras actividades distintas de verificación, el sistema siempre debe cubrir apropiadamente las actividades para la unidad de verificación c La opción B no requiere que el sistema de gestión de la unidad de verificación esté certificado en ISO Sin embargo cuando se determina el alcance de la evaluación requerida, el organismo de acreditación debería tomar en consideración si la unidad de verificación ha sido certificada contra la ISO 9001 por un organismo de certificación acreditado por un organismo de acreditación el cual es signatario de IAF/MLA o un MLA regional, para la certificación de sistemas de gestión. 8.2 Requisitos del Sistema de Gestión Documentación del sistema de gestión (opción A) 8.2.4a Para una fácil referencia, se recomienda que la unidad de verificación indique donde están direccionados los requisitos de NMX-EC-17020, por ejemplo, por medio de una tabla de referencias cruzadas. 8.4 Requisitos del Sistema de Gestión - Control de registros (opción A) 8.4.1a Este requisito significa que todos los registros necesarios para demostrar el cumplimiento con los requerimientos de la norma deben estar establecidos y retenidos. El tiempo de conservación de los registros administrativos y técnicos deberá de ser de 4 años o según sea requerido por obligaciones contractuales, legales o de otra índole (el mayor de ellos es el que quedará como periodo de conservación) b En casos donde un reporte de verificación o certificado de verificación es aprobado por medio de autorización electrónica o por sello, el acceso a los medios electrónicos o sello debería ser seguro y controlado. 8.5 Requisitos del Sistema de Gestión Revisión por la dirección (opción A) 8.5.1a Una revisión del proceso de la identificación de riesgos a la imparcialidad y sus conclusiones, (cláusulas 4.1.3/4.1.4) deben ser parte de la revisión anual de la dirección b La revisión de la dirección debe tomar en cuenta información en la adecuación de recursos humanos y recursos de equipo, cargas de trabajo proyectadas, así como las necesidades de capacitación del personal nuevo y existente c La revisión de la dirección debe incluir una revisión de la efectividad del sistema establecido para asegurar la adecuada competencia del personal. La revisión por la dirección no debe exceder de 12 meses. 10 DE 24 MP-HE005-02

11 8.6 Requisitos del Sistema de Gestión Auditorías internas (opción A) 8.6.4a Para las unidades de verificación que cuentan con oficina Matriz y Sucursales, la unidad de verificación debe asegurar que todos los requisitos de la NMX-EC IMNC-2014, son cubiertos por el programa de auditoría interna dentro del ciclo de reevaluación de la acreditación. La unidad de verificación debe justificar la selección de la frecuencia de las auditorías para diferentes tipos de requerimientos, campos de verificación y sitios donde se llevan a cabo actividades claves. La justificación puede estar basada en consideraciones tales como: - Criticidad - Madurez - Desempeño previo - Cambios organizacionales - Cambios de procedimientos - Eficiencia del sistema para transferencia de experiencia entre diferentes sitios operacionales y entre diferentes campos de operación a Personal competente contratado externamente puede llevar a cabo auditorías internas. Los auditores deben presentar evidencia de tener conocimiento del proceso de verificación en la materia en la cual está acreditada. Cuando una organización es unipersonal, se deben considerar auditorías internas realizadas por personal externo. 8.8 Requisitos del Sistema de Gestión Acciones preventivas (opción A) 8.8.1a Las acciones preventivas son tomadas en un proceso pro activo de identificación de no conformidades potenciales y oportunidades para el mejoramiento más que para una reacción a la identificación de no conformidades, problemas o quejas. 11 DE 24 MP-HE005-02

12 Anexo A.1 Requisitos de Independencia para unidades de verificación Aa.- Anexo A.1 A.2 de NMX-EC IMNC-2014 refiere a la frase elemento verificado con respecto a unidades de verificación tipo A y tipo B. En el Anexo A.1 b, es declarado que en particular no deben estar involucrados en el diseño, manufactura, suministro, instalación, compra, propiedad, uso o mantenimiento de los elementos verificados. En el Anexo A.2 c está declarado que en particular no deben estar involucrados en el diseño, manufactura, suministro, instalación, uso o mantenimiento de los elementos verificados. La referencia a ellos en lo enunciado arriba es una referencia a la unidad de verificación y su personal. Los elementos en este caso son aquellos elementos que están especificados en el certificado de acreditación y anexo técnico que otorga la ema con respecto al alcance acreditado de la unidad de verificación (por ejemplo, Instalaciones eléctricas, instrumentos de medición, etc.). Ab.- La referencia indicada en el inciso 1) del inciso d) está hecha para vincular entidades legalmente separadas involucradas en el diseño, manufactura, suministro, instalación, compra, propiedad, uso o mantenimiento de los elementos verificados. Tales vínculos incluyen propietarios comunes y propietarios comunes designados en consejos o equivalente. Esos vínculos son aceptados si las personas involucradas no tienen la posibilidad de influir en el resultado de la verificación. En particular existe una posibilidad de influir el resultado de la verificación si la persona tiene la habilidad para: - Influir la selección de verificadores para asignaciones específicas o clientes, o - Influir en las decisiones sobre la conformidad en asignaciones específicas de verificación, o - Influir en la remuneración para verificadores individuales, o - Influir en la remuneración para asignaciones específicas o clientes, o - Iniciar el luso de prácticas alternativas de trabajo para asignaciones específicas. 12 DE 24 MP-HE005-02

13 13 DE 24 MP-HE ANEXO 1 (INFORMATIVO) DOCUMENTO GUÍA PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS A LA IMPARCIALIDAD 4. Requisitos generales - Imparcialidad e independencia NMX-EC IMNC-2014 (ISO/IEC 17020:2012) 1. Riesgos para la imparcialidad Los riesgos para la imparcialidad de la unidad de verificación son fuentes potenciales de sesgos que pueden comprometer, o pueden razonablemente comprometer la capacidad de una unidad de verificación de tomar una decisión no sesgada. Los riesgos se originan por diversos tipos de actividades, relaciones, y otras circunstancias. La unidad de verificación debería identificar los tipos de riesgos originados, analizar los efectos de estos riesgos y evaluar el impacto potencial sobre la imparcialidad del alcance de la verificación. Los riesgos para la imparcialidad podrían incluir: a) la fuente de ingreso: riesgo de que un cliente pague por un dictamen de la UV; b) el interés personal: riesgo de que una persona o unidad de verificación actúe en su propio interés, por ejemplo su interés financiero; c) la auto revisión: riesgo de que una persona o unidad de verificación revise su propio trabajo; la evaluación de actividades de verificación de un cliente al cual la unidad de verificación o la organización de la cual forma parte proporcionó consultoría, sería un riesgo de auto revisión; d) la familiaridad (o confianza): el riesgo de que una persona o unidad de verificación tenga una relación de excesiva familiaridad o confianza con otra persona y por eso no busca evidencias de la verificación, es un riesgo de familiaridad; e) la intimidación: riesgo de que una persona o unidad de verificación tenga la percepción de sufrir coacción abierta o encubiertamente, como el riesgo de ser reemplazado o ser denunciado a un supervisor. 2. Salvaguardas para la imparcialidad La unidad de verificación debería tener implementadas salvaguardas que mitiguen o eliminen los riesgos para la imparcialidad. Las salvaguardas pueden incluir prohibiciones, restricciones, divulgaciones, políticas, procedimientos, prácticas, normas, reglas, disposiciones institucionales, y condiciones ambientales. Estas deberían ser revisadas periódicamente para asegurar su continua aplicabilidad. Algunos de los ejemplos de salvaguardas pueden ser: a) el valor que la unidad de verificación y las personas asignan su reputación; b) los programas de acreditación que evalúan la conformidad con normas profesionales y requisitos reglamentarios relativos a la independencia; c) la supervisión general ejercida por los responsables de la unidad de verificación para dicha actividad o por su alta dirección (por ejemplo, las juntas directivas) en lo relativo a la conformidad con criterios de imparcialidad; d) otros aspectos de la Alta Dirección, incluyendo la cultura de la unidad de verificación que realice la verificación y la imparcialidad del personal; e) las reglas, normas, y códigos de conducta profesional que rigen el comportamiento de los verificadores de la unidad de verificación; f) el establecimiento de sanciones, y la posibilidad de tales acciones por la entidad de acreditación y otros; g) la responsabilidad legal afrontada por la unidad de verificación. h) el mantenimiento de un entorno profesional y una cultura en la unidad de verificación que apoye el comportamiento. i) las políticas, procedimientos, y prácticas directamente relacionadas para mantener la imparcialidad del verificador de la unidad de verificación; j) las políticas, procedimientos y prácticas para la contratación, la formación, la promoción, y la permanencia del personal así como las políticas, procedimientos y prácticas sobre recompensas que enfaticen la importancia de la imparcialidad, los riesgos potenciales planteados por

14 circunstancias diversas que el personal en la unidad de verificación que puede afrontar, y la necesidad de los verificadores de la unidad de verificación para evaluar su imparcialidad en relación a un cliente específico, después de considerar las salvaguardas existentes para mitigar o eliminar esos riesgos. 3 Naturaleza de las salvaguardas Otra manera de describir las salvaguardas, es según su naturaleza. Por ejemplo: a) salvaguardas preventivas: por ejemplo, un programa de inducción para el personal recién contratado que enfatice la importancia de la imparcialidad; b) salvaguardas relacionadas con la aparición de riesgos en circunstancias específicas: por ejemplo, la prohibición de ciertas relaciones de trabajo entre los miembros de la familia de los verificadores de la unidad de verificación y los clientes de la unidad de verificación; c) salvaguardas cuyo efecto es impedir infracciones de otras salvaguardas mediante castigo a los infractores: por ejemplo, una política de cero tolerancia que permita a la entidad de acreditación suspender o retirar inmediatamente la acreditación; d) prohibición absoluta: prohibiendo la verificación dependiendo de las características de la unidad de verificación, si es Tipo A, B o C. e) el permiso de la actividad o relación, pero restringiendo su extensión o su forma: impidiendo la participación de miembros del personal en una verificación de una parte responsable para la cual dicho personal haya participado en la elaboración de un dictamen sobre la verificación realizada (tipo de unidad de verificación que se trate y salvaguardas realizadas); f) el permiso de la actividad o de la relación, pero exigiendo otras políticas o procedimientos para eliminar o mitigar el riesgo: por ejemplo, permitiendo al verificador de la unidad de verificación proporcionar determinados tipos de capacitación para un cliente; g) el permiso de la actividad o de la relación, pero exigiendo a los verificadores que revelen información acerca de la gestión de la unidad de verificación: por ejemplo, la divulgación de la gestión de la UV sobre la naturaleza de todas sus relaciones privadas proporcionadas por el verificador al cliente, y cualquier pago recibido de tales relaciones. 4. Consideraciones sobre la gestión para la imparcialidad En la evaluación de la imparcialidad de su personal, la unidad de verificación podría considerar lo siguiente: a) las presiones y otros factores que podrían dar como resultado, o podría esperarse razonablemente que dieran como resultado, decisiones sesgadas de verificación: esto es, riesgos para la imparcialidad del verificador; b) las salvaguardas que pueden reducir o eliminar los efectos de esas presiones y otros factores; c) la importancia de esas presiones y otros factores y la eficacia de las salvaguardas; d) la posibilidad de que presiones y otros factores, después de considerar la eficacia de las salvaguardas, alcancen un nivel que comprometa, o pueda esperarse razonablemente que se comprometa, la capacidad del verificador para tomar decisiones no sesgadas de la verificación. 14 DE 24 MP-HE Evaluación y determinación del nivel aceptable de riesgo para la imparcialidad La unidad de verificación podría evaluar el riesgo para la imparcialidad al considerar los tipos y la importancia de los riesgos para la imparcialidad, los tipos y la eficacia de las salvaguardas. Este principio básico describeun proceso por el cual la unidad de verificación podría identificar y evaluar el nivel de riesgo para la imparcialidad que proviene de actividades diversas, relaciones u otras circunstancias. El nivel de riesgo para la imparcialidad puede ser expresado como un punto sobre una línea continua que se extiende desde ningún riesgo para la imparcialidad hasta el riesgo máximo para la imparcialidad. La unidad de verificación podría evaluar el nivel aceptable del riesgo para la imparcialidad. Si es inaceptable, la unidad de verificación podría decidir qué salvaguarda adicional

15 (incluyendo la prohibición) o combinación de salvaguardas podrían reducir el riesgo para la imparcialidad hasta un nivel de riesgo aceptablemente bajo. La tabla 1 describe una forma para determinar el nivel aceptable de riesgo para la imparcialidad. No existe el riesgo para la imparcialidad: Es altamente improbable que la objetividad esté comprometida Riesgo remoto para la imparcialidad: Es improbable que la objetividad esté comprometida Riesgo medio para la imparcialidad: Es posible que la objetividad esté comprometida Riesgo alto para la imparcialidad: Es probable que la objetividad esté comprometida Riesgo máximo para la imparcialidad. Es prácticamente seguro que la objetividad está comprometida La unidad de verificación tiene implementado un proceso para evaluar el riesgo La unidad de verificación tiene implementado un proceso para evaluar riesgo La unidad de verificación tiene implementado un proceso para evaluar riesgo. La unidad de verificación tiene implementado un proceso para evaluar riesgo Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la objetividad del alcance de la verificación. Demostrar la objetividad del alcance de la verificación. Demostrar la objetividad del alcance de la verificación. Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la imparcialidad de los resultados de los servicios proporcionados Demostrar la imparcialidad de los resultados de los servicios proporcionados Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la clara separación de las diferentes entidades legales en el grupo que proporciona los servicios Los servicios no pueden ser proporcionados Dado que existen ciertos factores en el entorno en el cual las verificaciones se llevan a cabo (por ejemplo, que la verificación está pagada por el cliente en todos los casos) el riesgo para la imparcialidad no siempre puede ser eliminado por completo y, por consiguiente, la unidad de verificación siempre acepta algún riesgo de que la objetividad esté comprometida. No obstante, en presencia de riesgos para la imparcialidad, la unidad de verificación debería considerar que sólo un nivel muy bajo de riesgo de imparcialidad sea aceptable. Algunos riesgos para la imparcialidad pueden afectar sólo a ciertas personas o grupos dentro de la unidad de verificación y la importancia de algunos riesgos puede ser diferente para grupos o personas diferentes. Para garantizar que el riesgo para la imparcialidad esté en un nivel aceptablemente bajo, la unidad de verificación podría identificar a las personas particulares o grupos afectados de forma diferente por los riesgos para la imparcialidad, y la importancia de estos riesgos. Diferentes tipos de salvaguardas pueden ser apropiados para grupos y personas diferentes dependiendo de sus funciones en la verificación. 15 DE 24 MP-HE005-02

16 ANEXO 2 PROCEDIMIENTO DE TESTIFICACIÓN Procedimiento de Testificación de personal de Unidades de Verificación en materia de Auditoría Ambiental. 1. Objetivo Asegurar la competencia técnica para realizar actividades de verificación en campo del personal de las Unidades de Verificación en materia de Auditoría Ambiental acreditadas y en proceso de acreditación. 2. Campo de Aplicación Este documento tiene el propósito de asegurar, durante el desarrollo de la auditoría ambiental o diagnóstico ambiental en las instalaciones de la empresa, el desempeño y capacidad del personal que realizará actividades de verificación de conformidad con su sistema de calidad basado en la norma NMX-EC IMNC Alcance El presente procedimiento aplica a las unidades de verificación en proceso de acreditación y acreditadas en la materia de auditoría ambiental durante las evaluaciones de acreditación inicial, vigilancia, seguimiento, ampliación y reevaluación de su acreditación. Este alcance incluye al personal propio que utiliza o empleará la unidad de verificación para el servicio a testificar. 4. Referencias Para la aplicación de este procedimiento debe observarse lo establecido en los siguientes documentos, en su edición vigente o la que la sustituya: LGEEPA RLGEEPAMAAA Convocatoria NMX-AA-162-SCFI-2012 NMX-EC IMNC-2005 NMX-EC IMNC-2014 FOR-UV-030 MP-HP002 MP-HE002 Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente. Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Autorregulación y Auditorías Ambientales. Convocatoria para obtener la acreditación y aprobación como auditor ambiental. Auditoría Ambiental Metodología para realizar auditorías y diagnósticos, ambientales y verificaciones de cumplimiento del plan de acción - Determinación del nivel de desempeño ambiental de una empresa - Evaluación del desempeño de auditores ambientales. Evaluación de la conformidad Requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad. Evaluación de la conformidad - Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de unidades (organismos) que realizan la verificación (inspección) Contrato de prestación de servicios de acreditación Procedimiento de evaluación y acreditación de unidades de verificación. Evaluación de la competencia técnica de verificadores 6. Desarrollo 6.1 Para proveer de mayor claridad respecto del proceso de testificación es necesario establecer las siguientes precisiones: El proceso de supervisión en gabinete y en campo, es responsabilidad de la propia unidad de verificación para dar cumplimiento al punto y 6.19 de la norma NMX-EC IMNC establecida por la ema y es independiente de este proceso de testificación El proceso de testificación es la actividad que realizará la ema a las unidades de verificación, como parte del reconocimiento de su competencia técnica para llevar a cabo servicios de verificación en materia de auditoría ambiental. La actividad de la testificación se 16 DE 24 MP-HE005-02