Generalitat de Catalunya Departament d Economia i Coneixement Comissió Central de Subministraments


Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Generalitat de Catalunya Departament d Economia i Coneixement Comissió Central de Subministraments"

Transcripción

1 PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES RELATIU A L ACORD MARC DELS SERVEIS POSTALS I DE MISSATGERIA (CSS 2015/11) Índex de clàusules PRIMERA - OBJECTE DE L ACORD MARC... 2 SEGONA - DESCRIPCIÓ I CLASSIFICACIÓ DELS ENVIAMENTS INCLOSOS EN EL LOT TERCERA - EXECUCIÓ DELS SERVEIS DEL LOT QUARTA - NOMBRE ESTIMAT DE TRAMESES I ENTITATS DESTINATÀRIES DEL LOT CINQUENA - CONDICIONS GENERALS DE LA PRESTACIÓ DELS SERVEIS DEL LOT SISENA POSADA EN MARXA DEL SERVEI PEL QUE FA AL LOT SETENA - OBJECTE DEL LOT 2 DE MISSATGERIA VUITENA - CONDICIONS DEL SERVEI DEL LOT NOVENA - DESCRIPCIÓ I CLASSIFICACIÓ DELS SERVEIS DEL LOT DESENA - CONDICIONS GENERALS D EXECUCIÓ PEL QUE FA AL LOT ONZENA - REQUISITS PER A L EXECUCIÓ EN MATÈRIA D ASSEGURANCES PER ALS LOTS 1 I DOTZENA - PERSONAL QUE PRESTARÀ ELS SERVEIS PEL QUE FA ALS LOTS 1 I TRETZENA - SISTEMA DE FACTURACIÓ I CONTROL PEL QUE FA ALS LOTS 1 I CATORZENA - ALTRES CONDICIONS D EXECUCIÓ PEL QUE FA ALS LOTS 1 I Índex d annexos Annex 1: Departaments i entitats destinatàries Annex 2: Facturables i detallables Annex 3: Ens adscrits al Sistema Central d Adquisicions Annex 4: Requeriments relatius al seguiment de les trameses Annex 5: Relació de valises Annex 6: Relació de destinacions D1 Annex 7: Relació d elements del préstec interbibliotecari Annex 8: Plantilla per omplir la notificació Annex 9: Plantilla actual notificació, SCT, model A Annex 10: Plantilla integrada notificació SCT, model B Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

2 PRIMERA - OBJECTE DE L ACORD MARC L objecte del present Acord marc és la prestació dels serveis postals i de missatgeria amb destinació als departaments de l Administració de la Generalitat de Catalunya i altres entitats destinatàries especificades en la clàusula cinquena del Plec de clàusules administratives particulars. El detall de cadascun dels lots, productes i especificacions que l engloben queden especificats en el present plec de prescripcions tècniques, quedant exclosos en tot cas els serveis de tractament previ massiu de les dades per al seu enviament. La divisió de tots els productes, d acord amb la clàusula quarta del Plec de clàusules administratives particulars (d ara endavant, PCAP), són els assenyalats a continuació: Lot 1 - Serveis postals: cartes i targetes postals, cartes certificades i notificacions, paquets postals i enviaments telegràfics, llibres, material fonogràfic i videogràfic, diaris i publicacions, publicitat i catàlegs, valises i enviaments del préstec interbibliotecari Cartes i targetes postals Cartes certificades Notificacions Paquets postals Serveis addicionals Enviaments telegràfics (telegrames i burofaxos) Llibres Material fonogràfic i videogràfic Diaris i publicacions Publicitat i catàlegs Valises Enviaments del préstec interbibliotecari Lot 2 - Missatgeria Servei de moto Servei de furgoneta Servei de camió Servei pont: - Abans de les hores del dia següent - Abans de les hores del dia següent - Abans de les hores del dia següent Servei internacional Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

3 SEGONA - DESCRIPCIÓ I CLASSIFICACIÓ DELS ENVIAMENTS INCLOSOS EN EL LOT 1 a) La descripció dels elements que conformen l objecte del lot 1 del contracte és la següent: Carta: Qualsevol enviament tancat el contingut del qual no s indiqui ni es pugui conèixer, així com qualsevol comunicació materialitzada per escrit sobre suport físic de qualsevol naturalesa, que tingui caràcter actual i personal. En tot cas, tenen la consideració de carta els enviaments de rebuts, factures, documents de negocis, estats financers i qualssevol altres missatges que no siguin idèntics. Targeta postal: Qualsevol peça rectangular de cartolina consistent o material similar, tant si porta el títol de targeta postal com si no, que circuli al descobert i que contingui un missatge de caràcter actual i personal. Carta i targeta postal certificada: Carta o targeta postal, amb lliurament a domicili, i un sol intent de lliurament, amb garantia fixa de riscos de pèrdua o deteriorament i document acreditatiu com a prova del dipòsit postal i del seu lliurament o no. L empresa adjudicatària haurà de facilitar, sense cost, a les entitats destinatàries que així ho sol licitin l esmentat document. En el cas de no ser possible el lliurament a l interessat per absència, es deixarà avís a la bústia i l enviament romandrà en llista d espera durant 15 dies naturals a la seva disposició. Un cop finalitzat aquest termini, s haurà de retornar al remitent, en un termini màxim de 7 dies. Notificacions: Carta certificada amb dos intents de lliurament, amb acusament de rebuda. - Disposicions generals sobre el lliurament de notificacions: Els requisits del lliurament de notificacions, pel que fa a termini i forma, s han d adaptar a les exigències de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, en la redacció que en fa la Llei 4/1999, de 13 de gener, que la modifica, sens perjudici del que estableixen els Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

4 articles corresponents del RD 1829/1999. S adapten també a l article 56 de la Llei 26/2010, de 3 d agost, de règim jurídic i de procediment de les Administracions Públiques de Catalunya, al Reial decret legislatiu 339/1990, de 2 de març, pel qual s aprova el text articulat de la Llei sobre trànsit, circulació de vehicles a motor i seguretat viària, a la Llei orgànica 6/1985, d 1 de juliol, del Poder Judicial i a la Llei 1/2000, de 7 de gener, d enjudiciament civil. En ser la notificació una condició d eficàcia de l acte administratiu, s exigeix la constància de la notificació practicada, especialment en els casos de rebuig o impossibilitat de lliurament, per qualsevol dels mitjans admesos en dret. L òrgan notificador ha de tenir, des del punt de vista legal, constància indubtable de la pràctica de la notificació o de la impossibilitat de dur-la a terme. D acord amb la normativa anterior: 1. La notificació es practicarà per qualsevol mitjà que permeti tenir constància de la recepció per l interessat o el seu representant, així com la data, la identitat i el contingut de l acte notificat. 2. En els procediments iniciats a sol licitud de l interessat, la notificació es practicarà en el lloc que aquest hagi assenyalat a tal efecte en la sol licitud. Quan això no sigui possible, en qualsevol lloc adreçat a aquest fi i per qualsevol mitjà conforme al punt anterior. 3. Quan es practiqui la notificació al domicili de l interessat i no hi sigui present en el moment de lliurar-se l esmentada notificació, se n pot fer càrrec qualsevol persona que sigui al domicili i faci constar la seva identitat. Si ningú es pogués fer càrrec de la notificació, es farà constar aquesta circumstància en l expedient, junt amb el dia i l hora en que es va intentar la notificació, intent que es tornarà a repetir una vegada i en una hora diferent dins els 3 dies següents. 4. Quan l interessat o el seu representant rebutgi la notificació d una actuació administrativa, es farà constar en l expedient, especificant les circumstàncies de l intent de notificació i es tindrà per efectuat el tràmit seguint el procediment. Complementant aquests apartats, el RD 1829/1999 assenyala també en l article 41 que: Ha de constar la data, la identitat, el número del document nacional d identitat o del document que el substitueixi i la firma de l interessat o la persona que es pugui fer càrrec de la notificació en els termes que preveu el punt anterior en la documentació de la persona empleada de l empresa operadora postal i, si s escau, avís de rebut que acompanyi l esmentada notificació, avís en què l empleat de l operador postal ha de fer constar la seva firma i el seu número d identificació. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

5 Pel que fa als supòsits de notificacions amb dos intents de lliurament o amb un intent de lliurament, caldrà seguir les accions establertes en els articles 42 i 43 del RD 1829/1999. Aquestes accions seran realitzades per l operador postal. Finalment: 5. En el cas de notificacions a persones jurídiques es farà constar a efectes de la recepció el nom i cognoms, NIF o document que acrediti la identitat de la persona que signa, i càrrec o relació amb l entitat i segell d aquesta 6. En el cas de no ser possible el lliurament a l interessat per absència, es deixarà avís a la bústia i l enviament romandrà en llista d espera durant 7 dies naturals a la seva disposició a la oficina de la zona de l adjudicatari que correspongui al seu domicili. Un cop finalitzat aquest termini, s haurà de retornar al remitent, en un termini màxim de 5 dies L empresa adjudicatària haurà de facilitar, sense cost, a les entitats destinatàries que així ho sol licitin, el document de carta certificada amb dos intents de lliurament del que disposa. El format de la plantilla és l Annex núm. 8 del PPT. L empresa adjudicatària del sublot 2 del lot 1 complirà amb el fet que una de les necessitats en la tramitació del SCT és que tots els justificants de les notificacions, tant els lliurats com els que no s han pogut lliurar, se centralitzin en un lloc únic de Barcelona que es designarà.. El model de justificant del SCT que l empresa adjudicatària haurà d usar és el que consta a l Annex núm. 9 del PPT. Aquest model, el model A, incorpora a més un segon codi de barres pel qual s identifica l expedient en el que es produeix la notificació administrativa. D altra banda, durant el període de desenvolupament del contracte s implantarà progressivament un nou sistema d enviament de les notificacions del Servei Català de Trànsit que comportarà la coexistència de dos models de justificants de recepció, el justificant model actual que es preveu al paràgraf anterior, i el model de justificant integrat que tindrà les característiques següents: Els justificants del model B estan impresos en paper offset de 100 g i tenen els mateixos codis de barres i contingut que el model A, però en ser d un mida més reduïda (11,5 x 10,2 cm) la disposició del contingut és diferent, especialment la ubicació dels codis de barres. Aquests justificants s envien integrats en un sobre americà amb finestreta i amb un sistema per poder ser tallats fàcilment en el moment del lliurament, de manera que en retirar-se no deixin visibles les dades personals del destinatari. El model d aquesta notificació integrada és el que consta en l Annex núm. 10 del PPT. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

6 - Disposicions específiques de les notificacions informatitzades (Sistema SICER o equivalent): Les notificacions informatitzades suposen un valor afegit a les notificacions no informatitzades amb o sense acusament de rebuda electrònic, amb el retorn d informació, i permet el seguiment telemàtic per part del client dels processos de distribució i lliurament dels seus enviaments. La informació que es facilita al remitent és el resultat final de l enviament i de la data en què es produeix. Les empreses adjudicatàries del lot 1 haurà de posar-se a disposició de les entitats destinatàries que utilitzin el sistema SICER o equivalent per tal de cobrir els requeriments que aquestes necessitin, per al tractament d aquestes notificacions. S adjunta com Annex núm. 4 del PPT els requeriments per al seguiment de les trameses massives que actualment requereix alguna unitat destinatària, així com la tipologia de codi de barres utilitzada. L empresa adjudicatària adaptarà els seus aplicacions informàtiques a les necessitats de l Administració, d una forma homogènia i consensuada. Paquet postal: Els enviaments que continguin qualsevol objecte, producte o matèria, amb valor comercial o sense, la circulació dels quals per la xarxa postal no estigui prohibida, i qualsevol enviament que, contenint publicitat directa, llibres, catàlegs, publicacions periòdiques, compleixi la resta de requisits que estableix el RD 1829/1999 per ser admès sota aquesta modalitat. No poden constituir paquets postals els lots o les agrupacions de les cartes o qualsevol altra classe de correspondència actual i personal. Telegrames: El telegrama serà la transmissió per via electrònica d un text per a la seva lliurament urgent al destinatari en una direcció determinada. Burofax: Comunicació fefaent amb valor probatori, garantint la validesa legal del document rebut o lliurament. Les diferents modalitats de cada un d aquests productes, pel que fa el pes, destinació, serveis, característiques i/o modalitats, estan reflectits en cada un d ells, en el model d oferta econòmica que el licitador haurà de complimentar en cada un dels tres lots, en l annex núm. 14 del Plec de clàusules administratives particulars. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

7 Burofax on-line: Producte amb les mateixes característiques que l anterior però que permet a la persona que l envia fer el tràmit per Internet, amb l enviament d un fitxer en format pdf en qualsevol de les versions d aquest tipus de document. Llibres: Les publicacions, sigui quin sigui el seu suport, enquadernades o en fascicles, remeses per empreses editores, distribuïdores, establiments de venda i centres d ensenyament per correspondència autoritzats, sempre que no continguin una altra publicitat que la que eventualment figuri en la coberta. Material fonogràfic i videogràfic: Aquest material tindrà el mateix tractament que els llibres. Publicacions periòdiques (incorporades en l apartat: Diaris i Publicacions): Els objectes que s editen periòdicament, amb el mateix títol repetit en cada exemplar i el text o contingut dels quals sigui d índole o naturalesa diversa, i es distingeixin per la varietat d enunciats, treballs, informacions o notícies. Publicitat directa: L enviament que, destinat a la promoció i venda de béns i serveis, reuneix a més els requisits següents: - Que estigui format per qualsevol comunicació que consisteixi únicament en anuncis, estudis de mercat o publicitat. - Que contingui un missatge similar, encara que el nom, l adreça i qualsevol dels números concrets d identificació que s assignin als seus destinataris siguin diferents en cada cas. - Que es remeti a més de cinc-cents destinataris. - Que es dirigeixi a l adreça indicada pel remitent a l objecte mateix o en l embolcall. - Que la seva distribució es faci en sobre obert, per facilitar-ne la inspecció postal. - Que a la coberta figuri l expressió P.D. a efectes de facilitar la identificació d aquests enviaments. En el cas del Publicorreu, producte inclòs en aquesta categoria, el número mínim d exemplar per remesa és 500. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

8 Catàlegs: L enviament que, destinat a la promoció i la venda de béns i serveis, reuneixi a més els requisits següents: - Que estigui format per qualsevol comunicació que contingui adreces, punts de venda o oferta de productes. - Que contingui un missatge similar, encara que el nom, l adreça i el número d identificació que s assigni als seus destinataris siguin diferents en cada cas. - Que es remeti a més de cinc-cents destinataris. - Que es dirigeixi a l adreça indicada pel remitent a l objecte mateix o a l embolcall. - Que la distribució s efectuï en sobre obert, per facilitar-ne la inspecció postal. - Que a la coberta figuri la llegenda catàleg, per tal de facilitar la identificació d aquests enviaments. Valises: A efectes d aquest Acord marc, s entén com a valisa el servei de recollida i lliurament destinat a intercanviar correspondència tancada continguda en un embolcall en un contenidor entre dues unitats que determini la unitat destinatària (anada i tornada). Es farà de forma personalitzada, adaptat a les necessitats i horaris de cada client i segons els itineraris que siguin proposats pels diferents centres que ho sol licitin i l intercanvi durarà com a molt 24 hores. S haurà de prestar a través d una xarxa logística exclusiva per garantir l eficàcia del servei tant en l interior com en l exterior. Qui realitzi aquest servei haurà d anar identificat clarament i haurà de ser sempre la mateixa persona, excepte ocasions excepcionals i/o haver informat prèviament a l entitat receptora del servei. La valisa es durà a terme 1, 2, 3, 4 o 5 cops a la setmana, de dilluns a divendres. Es detalla en l annex núm. 5 del PPT, la relació de valises actualment vigents a l Administració de la Generalitat, que durant l execució de l Acord marc podrà tenir alguna modificació, en quant a adreça d origen o destí, incorporació de noves o supressió d alguna existent. Els àmbits de destinació de les valises es corresponen amb el de l apartat Nacional dels paquets postals. Els productes postals es recolliran per l adjudicatari en els llocs i a les hores que s acordin juntament amb les persones responsables de les entitats destinatàries del present Acord marc. L empresa adjudicatària no recollirà els productes postals en les diferents dependències sense prèvia autorització. Tanmateix, els/les responsables indicats/ades poden decidir que les diferents trameses es dipositin a les oficines o instal lacions de l empresa adjudicatària per part de personal de les pròpies entitats destinatàries, amb la corresponent minoració en el cost efectiu del servei. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

9 L adjudicatari retornarà els productes postals no lliurats, per diverses causes, a la mateixa adreça d on han estat recollits o des d on han estat tramesos. Les devolucions es justificaran al dors del sobre amb les causes concretes que les motivin. Caldrà indicar en el revers de l enviament la data de devolució i hi constarà la signatura del repartidor que facilita la informació de la devolució i el motiu de la mateixa. Els requisits per a la tramesa de cada un dels serveis, i els terminis màxims de tramesa dels enviaments postals, des de l admissió per part de l operador fins al lliurament al destinatari, amb caràcter general, seran els establerts per al prestador del servei postal universal en el RD 1829/1999. Per qualsevol aspecte específic corresponent al servei postal no recollit en aquest plec, s adequarà a allò previst tant en la Llei 43/2010 com al RD 1829/1999 i posteriors que el modifiquen. Enviaments del préstec interbibliotecari: Els enviaments inclosos en el Servei de Préstec Interbibliotecari són en el seu conjunt homogenis, ja que consisteixen en l enviament de llibres o material equivalent des d una biblioteca o espai similar cap a una altra biblioteca o espai similar. Si bé vist separadament des del punt de vista de cadascuna de les biblioteques, aquests enviaments podrien no ser regulars i depenen de les necessitats de transport dels llibres segons les necessitats que hagi expressat la ciutadania que usa les biblioteques o espais similars, si s analitza tot el conjunt d enviaments d aquest apartat es pot definir com un servei de valisa amb l excepció que l origen i el destí no estan fixats prèviament. Els requisits tècnics són els següents: 1. Requisits dels embolcalls El servei de préstec interbibliotecari es realitza mitjançant embolcalls que seran proporcionats en la seva totalitat per l empresa adjudicatària. Els embolcalls han d oferir seguretat i preservació dels documents que es traslladaran per aquest sistema i el seu manteniment anirà a càrrec de l empresa adjudicatària. En cas de mal estat d aquests embolcalls, que pugui suposar el deteriorament dels documents a traslladar, l empresa adjudicatària estarà obligada a substituir-lo per altre en bon estat. Els embolcalls que s han d utilitzar per la prestació del servei han de tenir en compte que han de ser aptes per cobrir les següents necessitats: Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

10 - mides suficients per poder introduir sobres de 44 x 33 cm, sense doblegar - capacitat fins a 15 kg 2. Organització dels documents a traslladar dintre dels embolcalls Els documents a traslladar estaran dintre d un sobre (1 per cada destinatari), i aquests sobres s introduiran dintre de l embolcall. Cadascun d aquests sobres estarà identificat amb el nom del destinatari i origen, segons la codificació facilitada pel programa de seguiment que l empresa adjudicatària facilitarà per a la gestió dels enviaments del préstec interbibliotecari. 3. Embolcalls a disposició dels destinataris L empresa adjudicatària està obligada a deixar a l ens on realitza la recollida el mateix nombre d embolcalls necessaris per al trasllat de documents en cada moment. 4. Justificació de la recollida/lliurament En el moment de la recollida de l embolcall se segellarà un document justificatiu conforme l empresa adjudicatària s ha personat per fer la recollida i en el seu cas lliurament de l embolcall. Es detalla en l annex núm. 7 del PPT la relació d elements inclosos en el Servei de préstec interbibliotecari. Aquesta llista és orientativa i no és tancada, amb la qual cosa es poden produir modificacions en els elements que la conformen. Els elements que consten en la relació s agrupen al voltant dels següents conceptes: 1. Tipus de node (freqüència d enviaments prevista) - Node tipus A: 3 enviaments a la setmana - Node tipus B: 2 enviaments a la setmana - Node tipus A: 1 enviament a la setmana - Node tipus A: 1 enviaments cada 2 setmanes 2. Tipus de destinació segons origen i tram de pes - Node tipus C10: província diferent de Catalunya, fins 10 kg - Node tipus C20: província diferent de Catalunya, fins 20 kg - Node tipus MP10: mateixa província, fins 10 kg - Node tipus MP20: mateixa província, fins 10 kg Pel que fa als horaris de recollida i lliurament dels embolcalls a les biblioteques es realitzarà sempre amb una antelació mínima de 30 minuts a l horari de tancament de la biblioteca. A efectes informatius s ha de tenir en compte que l horari més habitual és de tarda entre les i les 20.00, la informació específica d obertura de cada biblioteca es lliurarà a l empresa adjudicatària. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

11 En períodes de vacances de Nadal i Setmana Santa s adequarà la missatgeria als dies d obertura de les biblioteques, segons les indicacions que amb antelació es proporcionaran. Durant l estiu es mantindrà el servei a totes les biblioteques que estiguin obertes, amb l adaptació als horaris d estiu. La informació dels horaris d estiu es trametrà a l empresa adjudicatària. En el cas d altres festes laborals del calendari i dels municipis, que esdevinguin en dies en què es dóna el servei, aquest es farà l endemà, exceptuant el cas de que la festa sigui en divendres, que es passarà el servei al dilluns. Pel que fa a la resolució de les incidències que es puguin donar, l empresa adjudicatària tindrà una única persona interlocutora amb un telèfon mòbil disponible, de dilluns a divendres de 9.00 a 20.30, per donar resposta a les biblioteques i a la resta d òrgans involucrats en la prestació d aquest servei, que també s indicaran, sobre qualsevol tipus d incidència que es pugui produir. Les incidències que suposin que no s han pogut lliurar les maletes el dia assignat s hauran de resoldre dins les 24 hores següents. Quan el contractista detecti algun dubte o error en els sobres (per exemple a causa d una adreça incorrecta o il legible), es posaran aquells sobres a l embolcall destinat a l òrgan que es detallarà durant l execució, on s ocuparan d esmenar els errors. Serveis addicionals: Els serveis objecte de la licitació poden comportar la demanda per part del client de diferents serveis addicionals, relacionats en el model de proposició econòmica (Annex núm. 14 del Plec de clàusules administratives particulars) els quals ineludiblement, han de ser prestats i garantits amb base legal per les empreses oferidores. Entre aquests cal destacar el que es coneix com a Prova d enviament electrònica (d ara endavant, PEE), l ús del qual s està estenent en l àmbit de la Generalitat, sobretot en relació amb l enviament de notificacions i alguns tipus de paquets postals, tot i que és extensible a qualsevol producte que requereixi la gestió de la rebuda per part de la persona destinatària de l enviament. El fitxer que fa possible la PEE és un fitxer en format XML, extended Markup Language, que conté la informació del fet final i la informació dels intents d entrega d un enviament, al qual s afegeix un codi segur de verificació (CSV). A més inclou la imatge de la firma digital associada a l enviament, quan s entregui correctament, en format Base64, i està signat digitalment amb un certificat reconegut que garanteix l autenticitat i integritat del document (S3C). El codi segur de verificació (CSV) ha de permetre comprovar qualsevol PEE enviada Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

12 per una persona client amb l original emmagatzemat per l empresa proveïdora de serveis postal. El format del fitxer XML s ha de correspondre amb el format que els facturables/detallables que usen aquest servei addicional tenen especificat. Les fases d un enviament, vistes des del prisma de la PEE, són les següents: 1) Prèvia a registre: per poder rebre una PEE d un enviament, la persona client del facturable/detallable ha de complimentar la fase prèvia al registre mitjançant una de les diverses opcions (i.e. mitjançant el sistema anàleg al SICER). 2) Admissió: posteriorment, la persona client del facturable/detallable entrega l enviament físic a l operador postal. 3) Entrega: la persona destinatària rep l enviament al domicili o el recull a l oficina de l operador postal en la qual romania en llista i signa per donar fe d aquest fet. Si no es fa possible l entrega també s introdueix aquest fet en el sistema, amb les dades de dia, hora i causa de la impossibilitat, com una de les descrites en el procediment de notificació. 4) Recollida de la signatura: la persona empleada de l operador postal que interactua amb la persona destinatària quan aquesta rep l enviament recull les dades de l entrega (dia, hora, lloc, si era en llista, si era en domicili a la 1a entrega, si era en domicili a la 2a entrega, identificació de la persona que rep mitjançant NIF o NIE o equivalent i nom i cognoms, etc.) i la signatura de la persona que rep. 5) Creació de la PEE: les dades de tot el procés establertes en les 4 fases anteriors, amb la digitalització corresponent si es fa menester de cadascuna d elles, s afegeixen a la PEE en el format XML que es proporcionarà i s emmagatzemen el sistema de bases de dades de l operador postal. 6) Enviament de la PEE: el facturable/detallable rep la PEE mitjançant sftp, secure File Transfer Protocol, o sistema alternatiu consensuat amb el facturable/detallable. La PEE pot enviar-se en format PDF si escau i hi ha hagut un consens entre el facturable/detallable i l operador postal, o en un altre format que les dues parts consensuïn. b) La classificació dels objectes que conformen el lot 1 és la següent: El conjunt dels productes que s engloben en el present Acord marc són els assenyalats en la clàusula primera del present plec de prescripcions tècniques, i amb el detall que es relaciona a continuació. Queden inclosos tots els trams de pes per a cada un dels productes, així com les destinacions (Nacional: Local, Destinació 1 i Destinació 2; Nacional: Zones; Internacional: Zones). Pel que fa a l apartat Nacional de les cartes, targetes postal i notificacions, i també de l enviament de llibres, de l enviament de material videogràfic i fonogràfic, de l enviament de Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

13 diaris i publicacions i de l enviament de publicitat i catàlegs, s entén com enviament Local aquell que té origen i destí al mateix municipi; com a Destinació 1, capitals, administracions i poblacions de més de habitants, amb els codis postals que es relacionen en annex núm. 6 del PPT. La resta de municipis, seran tractats com a Destinació 2. Quant a l apartat Internacional, s entén com a Zona 1 Europa amb la inclusió de Grenlàndia, i com a zona 2 la resta del món. D altra banda, pel que fa als paquets postals, quant a l apartat Nacional, s entén com a Zona 1 els enviaments dins la mateixa província, com a Zona 2 els enviaments dins la mateixa comunitat autònoma, com a Zona 3 els enviaments a la resta de la Península Ibèrica de l estat, com a Zona 4 els enviaments a les Illes Balears, i com a Zona 5 els enviaments a les Illes Canàries, Ceuta i Melilla. Més enllà d això, en relació amb l apartat Internacional, s entén que la Zona A inclou Alemanya, Àustria, Bèlgica, Dinamarca, Eslovàquia, República Txeca, Eslovènia, Finlàndia, França, Grècia, Irlanda, Itàlia, Lituània, Luxemburg, Països Baixos, Portugal, Regne Unit, Suècia, Gibraltar, Suïssa, Noruega i Islàndia, com a Zona B el Marroc i la resta de països d Europa no inclosos en la Zona A, com a Zona C Àfrica excepte el Marroc, com a Zona D Àsia i Oceania, i com a Zona E Amèrica. 1.- Cartes i targetes postals: Nacionals Ordinàries locals Ordinàries interurbanes Certificades locals Certificades interurbanes Ordinàries urgents locals Ordinàries urgents interurbanes Certificades urgents locals Certificades urgents interurbanes Internacionals Ordinàries Certificades Ordinàries urgents Certificades urgents Serveis addicionals de certificats Acusament de rebuda Reemborsament Acusament de rebuda electrònic Digitalització 2.- Notificacions, serveis a afegir a la carta certificada: Notificacions no informatitzades Acusament de rebuda Reemborsament Acusament de rebuda electrònic Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

14 Digitalització Notificacions informatitzades Retorn d informació Acusament de rebuda Gestió de lliurament Acusament de rebuda electrònic Digitalització 3.- Paquets postals: Nacionals Estàndards (caràcter certificat amb lliurament a domicili inclòs) Urgents Serveis addicionals Prova de lliurament Reemborsament Lliurament exclusiu a destinatari 3. 2 Internacionals Estàndards Urgents Serveis addicionals Assegurança 4.- Altres Serveis addicionals: Assegurança Lliurament a domicili d enviaments (sense ser cartes, targetes postals ni paquets) Apartats postals Apartat postal particular Lliurament a domicili d apartats postals Petició de devolució, modificació o correcció d adreça per remitent Reenviament Reemborsament Recollida a domicili de lliuraments Certificacions 5.- Enviaments telegràfics: Telegrames nacionals Amb lliurament domiciliari o anticipat per telèfon amb posterior lliurament Sense lliurament domiciliari Imposat per via telemàtica Admesos per telèfon Serveis addicionals Acusament de rebuda Telegrames internacionals Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

15 Continental normal Continental urgent Intercontinental normal Intercontinental urgent Admesos per telèfon Serveis addicionals Avís de serveis interiors Certificacions i còpies certificades 6.- Burofaxos: Nacionals Entre oficines de dipòsit i terminals d usuaris de telefax Entre oficines de dipòsit, amb lliurament urgent en el domicili del destinatari Burofax a través de dipòsit on line Serveis addicionals Acusament de rebuda Internacionals Des d oficines de dipòsit i les d una altra Administració o usuaris privats que disposin de terminals de fax Serveis addicionals Avís de serveis interiors Certificacions i còpies certificades 7.- Llibres: Nacionals Internacionals 8. Material fonogràfic i videogràfic: Nacionals Internacionals 9. Diaris i Publicacions (Nacional I Internacional): Nacionals Internacionals 10.- Publicitat i catàlegs: Nacionals Publicorreu Internacionals Publicorreu de cartes i petits paquets Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

16 Enviaments publicitaris sense adreça 11.- Valises: Nacionals de dilluns a divendres Un cop per setmana Dos cops per setmana Tres cops per setmana Quatre cops per setmana Cinc cops per setmana c) La codificació dels objectes que conformen el lot 1 és la següent: Més enllà del que consta descrit a l annex núm. 4 del PPT, pel que fa a la codificació de les notificacions quant a un sistema equivalent al SICER, la manera d identificar en general amb un número de referència els enviaments, tant per aquest sistema com pel sistema informàtic per gestioni els albarans i les factures i qualsevol altre sistema informàtic relacionat amb aquest Acord marc, s ha de tenir en compte el següent: Pel que fa al número de referència de l enviament, que és el que identifica de forma única i exclusiva aquest enviament, hi haurà dues possibilitats: 1) Les empreses adjudicatàries proporcionaran etiquetes adhesives amb números de referència correlatius i únics als detallables relacionats a l annex 2 del PPT, per tal que el personal del detallable enganxi aquest adhesiu en la part externa de l enviament i que així s identifiqui de forma exclusiva cadascun dels enviaments que es facin. Aquests números de referència es codificaran amb el format CDXXXXXXXXXXX, on CD és constant i XXXXXXXXXXX és un número d 11 xifres correlatiu i únic per cada etiqueta, que identifica unívocament l enviament en les relacions entre el facturable i el detallable i l empresa adjudicatària. Pel revers de l adhesiu hi haurà la part que s enganxa, i l anvers es dividirà en quatre parts independents. Dues d aquestes parts seran idèntiques, es podran despendre i enganxar al seu torn, i contindran només el número de referència i el codi de barres associat. Una tercera part contindrà el número de referència, es podrà despendre i enganxar al seu torn i contindrà el codi de barres associat i un rectangle buit dins el qual una persona podrà signar. La quarta part serà el que restarà de l adhesiu original, i contindrà també el codi de barres i el número de referència. 2) Els ens detallables podran substituir l anterior forma de codificar els enviaments mitjançant un codi intern i únic que identifiqui unívocament un enviament, sempre i quan es coordini amb l empresa adjudicatària perquè no hi hagi una col lisió de codis de referència. En els casos en els quals els detallables usin aquesta opció, en l enviament es veurà de forma clara, sense impediments, aquest número d enviament, per exemple a través de la finestra del sobre quan l enviament es Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

17 trameti mitjançant sobre. La forma de codificar aquest número d enviament s estableix en el 3r punt de l annex 4 del PPT. TERCERA - EXECUCIÓ DELS SERVEIS DEL LOT 1 D acord amb la clàusula sisena del Plec de clàusules administratives particulars, l execució dels serveis postals d aquest Acord marc es regirà en tot allò establert a la Llei 43/2010, de 30 de desembre, del servei postal universal, dels drets dels usuaris i del mercat postal, així com la normativa reglamentària sectorial d aplicació: Servei postal universal, accés a la xarxa postal, autoritzacions administratives singulars, notificacions administratives, i altres serveis recollits en aquest plec. Les empreses adjudicatàries detallaran la relació de serveis que seran realitzats per mitjans propis i els que seran realitzats per mitjans aliens. D altra banda, a més de dur a terme aquests serveis, les empreses adjudicatàries proveiran les aplicacions informàtiques que els facturables/detallables requereixen per tal de seguir l execució del contracte adaptant-se al que aquests tenen en el moment de l adjudicació. Entre aquestes, almenys hi ha les següents: a) Sistema per a la gestió de la informació i el control de les notificacions, equivalent al SICER. b) Sistema on-line per al seguiment dels enviaments mitjançant entre d altres el número de referència descrit a la clàusula segona, apartat c), d aquest plec. c) Sistema on-line perquè els facturables/detallables es descarreguin els seus albarans. d) Tramesa, a més de la factura, del detall d aquesta en format csv als facturables/detallables perquè el personal d aquests pugui comprovar i validar les trameses fetes. e) Sistema on-line per reclamar i baixar els certificats de lliurament de notificacions o acusaments extraviats. Per tal que siguin vàlids, si realment l acusament de rebuda consta en el sistema informàtic de l operador postal i el que ha ocorregut és la pèrdua de la notificació o acusament de rebuda, l eina permetrà imprimir un informe signat electrònicament per l operador postal en el qual consti la identificació de l enviament o l acusament de rebuda extraviat, les dades que consten en el sistema d informació de l operador postal pel que fa a l element extraviat, i una motivació de la creació d aquest informe en base a la pèrdua de l element original. f) Programa informàtic per gestionar les trameses del préstec interbibliotecari permeti al mateix temps un seguiment detallat de l estat de les trameses, així com l avaluació estadística. Ambdues dades han de permetre ajustar el sistema a la realitat de les Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

18 necessitats com valoració específica del servei. L empresa adjudicatària restarà obligada a aportar informació de seguiment, en les següents condicions: 7.1) Informe de seguiment a cada centre gestor, haurà d incloure la següent informació: - Nombre de valises per biblioteca - % incidències i tipologia de les mateixes - Promig de termini de lliurament 7.2) Informació de seguiment de caràcter genèric per municipi Ambdós informes tenen caràcter mensual, i s haurà de presentar als òrgans destinataris que s indicaran dintre del mes següent a la finalització del període objecte de l informe. g) Qualsevol aplicació que a dia d avui els ens destinataris d aquest acord marc utilitzin per gestionar les prestacions derivades d aquest. QUARTA - NOMBRE ESTIMAT DE TRAMESES I ENTITATS DESTINATÀRIES DEL LOT 1 En l annex núm. 16 del PCAP de cadascun dels sublots del lot 1 es detalla el volum de trameses realitzades durant l any 2014, executades per les entitats destinatàries, desglossat per tipus de producte postal, per tram de pes i per tipus de destinació. Aquests volums són una estimació global de l Acord marc i en cap cas representen una obligació contractual. En l annex núm. 1 del PPT hi consta la relació d ens i departaments destinataris de l Acord marc. Més enllà d això, a l annex núm. 2 del PPT s estableixen els 670 facturables i els detallables que constaven a l octubre de 2014 pel que fa a l Acord marc anterior. Cada facturable es pot entendre com un grup de facturació i pertany a algun dels ens inclosos en l annex núm. 1 del PPT, i inclou un o diversos detallables, que es poden entendre com a subgrups de facturació, quant a per exemple una localització o una tipologia de producte. Qualsevol sol licitud d alta, baixa o modificació de facturable o detallable serà iniciada per la unitat destinatària i haurà de ser acceptada i tramitada per l empresa adjudicatària. Un cop formalitzada l alta/baixa/modificació, l empresa haurà de comunicar-ho a l entitat destinatària Per altra part, caldrà que disposi d una aplicació informàtica que permeti la gestió, seguiment, anàlisi i estadístiques de volum per facturable i detallable. També serà necessària una aplicació informàtica accessible mitjançant Internet, preferiblement en la mateixa plataforma que la mencionada en el paràgraf anterior, amb la qual cada facturable i cada detallable pugui tenir accés als albarans corresponents a les Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

19 seves trameses, amb la identificació d aquestes i la relació amb les factures que l empresa emeti. CINQUENA - CONDICIONS GENERALS DE LA PRESTACIÓ DELS SERVEIS DEL LOT 1 L empresa es compromet a prestar tots els serveis de cada un dels lots a que es presenti en l Acord marc. Així mateix, haurà de garantir la distribució a tot el territori de Catalunya, ja sigui preferentment amb mitjans propis o amb mitjans aliens. Un cop adjudicat, l Administració posarà a disposició de l adjudicatari una relació d entitats receptores dels serveis postals objecte de licitació, corresponents als departaments, organismes públics, les entitats i els organismes vinculats o dependents de l Administració de la Generalitat i també la resta d entitats participades per la Generalitat de Catalunya i institucions que participin en el Sistema central d adquisicions i que seran les pagadores dels serveis objecte del Acord marc, amb les següents dades: Nom, adreça, codi postal i la població a la qual pertanyen, telèfon, fax, persona de contacte i correu electrònic. A títol informatiu, les entitats destinatàries actuals s adjunten en l annex núm. 3 del PPT. Aquestes podran variar durant l execució de l Acord marc, amb altes, baixes i modificacions. Cada una d aquestes entitats disposa d un número de client que serà el que l identificarà per a l enviament de les trameses i la recepció de les factures. Per la seva part, l empresa adjudicatària facilitarà les dades de la persona responsable del contracte, que estarà a plena disposició per aquest client, i actuarà com a interlocutor, i qui es farà càrrec de qualsevol incidència, sens perjudici que la derivi a la persona competent en la matèria. Així mateix, es nomenarà una persona responsable per a la gestió de la facturació i es posarà a disposició una comunicació per a l atenció al client, que ha d estar disponible de dilluns a divendres, de 8.00 a La resposta a la consulta ha de realitzarse en un termini màxim de 24 hores. Per a cada una d aquests responsables, caldrà identificar: nom, telèfon fix, telèfon mòbil (si escau) i adreça de correu electrònic. Amb aquestes entitats, l adjudicatari haurà de concretar tant l operativa del servei (o bé la recollida a dependències de les entitats destinatàries o bé el seu dipòsit a les oficines o instal lacions de l empresa adjudicatària), així com els nuclis de població als quals es dipositaran les trameses i es portaran a terme els serveis objecte de l Acord marc. En el cas de recollida a les dependències de la Generalitat, aquesta haurà de ser, com a mínim, d una vegada al dia, de dilluns a divendres, sens perjudici que es pugui establir una periodicitat superior o inferior, en casos excepcionals, de comú acord. L adjudicatari es compromet a recollir i lliurar els enviaments a tots els municipis de Catalunya. L empresa adjudicatària posarà a disposició de totes les entitats destinatàries, via web, un formulari (que serà prèviament consensuat entre les parts), que actuarà com a nota de Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

20 lliurament, per tal que cada unitat gestora pugui complimentar-lo i adjuntar-lo a les trameses, i que serà comprovat i segellat per l empresa operadora en el mateix moment, si ho diposita a una oficina, o com a màxim en un termini de 24 hores, si es recull a la seu de la unitat gestora. No obstant això, si la recollida acordada és d una periodicitat superior a la diària, i la unitat gestora ho autoritza, l empresa li podrà retornar en el moment de la següent recollida. Aquesta nota de lliurament segellada serà la que servirà de referència per tal de validar la factura. L empresa adjudicatària haurà de disposar d unes aplicacions informàtiques que garanteixin el sistema de lliurament de les trameses i permetin el seguiment i gestió per part de les entitats destinatàries. Així mateix, haurà de facilitar i fomentar prop d aquestes les trameses via on-line, que abarateixen els costos i estalvien recursos. Així mateix, l aplicació haurà de garantir un correcte funcionament de la gestió de devolucions, per tal d optimitzar la tramesa de tots els serveis postals i garantir el coneixement de les unitats destinatàries les incidències que afecten el seu servei, així com la seva resolució Xarxa d oficines i atenció al client: L adjudicatari ha de disposar d una xarxa d oficines d atenció al públic, per tal que les entitats destinatàries puguin dipositar les seves trameses i els destinataris puguin recollir els enviaments que no ha estat possible lliurar en mà. Els requisits mínims són els que es relacionen a continuació: - Una oficina, com a mínim, als municipis on hi hagi ubicades seus centrals o delegacions territorials dels departaments de la Generalitat de Catalunya, tal i com s indica a l annex núm. 18 del PCAP. - Una oficina, com a mínim, a 20 km o menys de distància del 99 % de la població de Catalunya, en relació amb el municipi de residència - Que l horari sigui, com a mínim, en jornada de matí i tarda, de dilluns a divendres. Les diferents unitats dipositaran els enviaments en el lloc designat (pròpies dependències o oficina de l adjudicatari), i compliran els següents requisits: - Aniran agrupades per producte, tram de pes i destinació, i aniran acompanyades d un albarà de lliurament on es detallarà: Número i nom del client, número de contracte, número d unitat de facturació de unitat de cost, així com aquella altra informació que es consideri oportú. Així mateix, es desglossaran pels conceptes assenyalats anteriorment (producte, tram de pes i destinació), així com per al tipus d enviament: urgent, certificat, amb servei addicional,... Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

21 L adjudicatari disposarà d una pàgina web o aplicació informàtica que es facilitarà a totes les unitats de cost (detallables), per tal de poder fer les trameses per als dipòsits d enviament, així com el seguiment, si s escau, de les trameses lliurades. Cada entitat destinatària escollirà la opció entre dipositar les trameses a l oficina de la seva població prop de la seva adreça, o que siguin recollides per l empresa adjudicatària. En el cas que una entitat destinatària estigui ubicada en una població on no hi hagi oficina per dipositar les trameses, l empresa adjudicatària li recollirà a aquesta, sense cap cost. Les oficines de dipòsit de l empresa adjudicatària d un lot hauran d acceptar tots els serveis inclosos en aquest, de qualsevol de les entitats destinatàries, relacionades en l Annex 4 d aquest plec, així com les que es puguin anar incorporant al llarg de la vigència de l Acord marc. Així mateix, posarà a disposició dels usuaris del present Acord marc un servei d atenció al client, per a assistència personalitzada, amb una adreça de correu electrònic i número de telèfon disponible, com a mínim, de dilluns a divendres, en horari de matí i tarda, amb un total de 8 hores diàries, i amb el compromís de resolució immediata dels dubtes o incidències, sempre que això sigui possible Terminis de lliurament: Les cartes i paquets postals podran tenir qualsevol destinació emeses per les entitats destinatàries del present Acord marc. El termini màxim de lliurament són els que es relacionen a continuació, i començarà a comptar des de la mateixa data de la seva retirada de les dependències de les entitats destinatàries d aquest Acord marc o des del seu dipòsit a les oficines o instal lacions de l empresa adjudicatària. Al lliurament, l adjudicatari signarà un rebut justificatiu de les trameses lliurades. 1.- Cartes i targetes postals: Nacionals Ordinàries locals 48 h Ordinàries interurbanes 72 h Certificades locals 48 h Certificades interurbanes 72 h Ordinàries urgents locals 24 h Ordinàries urgents interurbanes 24 h Certificades urgents locals 24 h Certificades urgents interurbanes 24 h Internacionals Ordinàries Europa, 4 dies Resta, 8 dies Certificades Europa, 4 dies Resta, 8 dies Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

22 Ordinàries urgents Europa, 2 dies Resta, 5 dies Certificades urgents Europa, 2 dies Resta, 5 dies 2.- Notificacions, serveis a afegir a la carta certificada: 24 hores més que els conceptes assenyalats en el punt 1 per al 2n intent de lliurament 3.- Paquets postals: Nacionals Estàndards (caràcter certificat amb lliurament a domicili inclòs) Local, 48 h Resta, 72 h Urgents 24 h 3. 2 Internacionals Estàndards Europa, 4 dies Resta, 8 dies Urgents Europa, 2 dies Resta, 5 dies 4.- Altres Serveis addicionals: No hi ha terminis de lliurament 5.- Enviaments telegràfics: No hi ha terminis de lliurament 6.- Burofaxos: No hi ha terminis de lliurament 7.- Llibres: Nacionals 4 dies Internacionals De 4 a 8 dies segons país 8. Material fonogràfic i videogràfic: Nacionals 4 dies Internacionals De 4 a 8 dies segons país Informat per la Intervenció General el 19 de maig de

23 9. Diaris i Publicacions (Nacional I Internacional): Nacionals Local 48 h, D1 3 dies, Resta 6 dies Internacionals De 3 a 8 dies segons país 10.- Publicitat i catàlegs: Nacionals 6 dies Internacionals Fins a 8 dies segons destinació 11.- Valises: Nacionals de dilluns a divendres Entre el moment de sortida del punt de partida i el d arribada al punt de partida transcorren 24 h SISENA POSADA EN MARXA DEL SERVEI PEL QUE FA AL LOT 1 Una vegada adjudicat l Acord marc, si l operativa que utilitza l adjudicatari comportés canvis respecte l operativa habitual de les unitats receptores del servei se li comunicaran: - La determinació dels punts de recollida necessaris - La franja horària i la cadència de les recollides necessàries En el cas de produir-se aquest canvi d operativa, i abans de l inici de la prestació efectiva del servei, l adjudicatari haurà de proporcionar la formació necessària als usuaris, per tal de que puguin elaborar els albarans de lliurament mitjançant el sistema informàtic que ofereixi i qualsevol altre tipus de formació que sigui necessària per a la posada en marxa efectiva del servei i, també, durant l execució de l Acord marc. El temps màxim per a realitzar les accions preparatòries prèvies a l inici de la prestació del servei, no podrà ser en cap cas superior a 8 setmanes, a comptar des de la data de formalització del document contractual de l Acord marc. L'adjudicatari haurà de proporcionar un servei d'atenció al client, per tal de que els diferents operadors puguin resoldre els dubtes o incidències que es produeixin, tan durant la fase de posada en marxa del servei com posteriorment. L'adjudicatari haurà de proporcionar el número de telèfon i l adreça de correu electrònic del servei d'atenció a l usuari. Informat per la Intervenció General el 19 de maig de