Administración de Ventas


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1 Administración de Ventas

2 1 Sesión No. 2 Nombre: Administración y fuerza de ventas, Estructura de la fuerza de ventas Contextualización Te has preguntado Por qué crear una fuerza de ventas? Crear una fuerza de ventas es un trabajo delicado y variable que depende directamente del tamaño de la organización, el tipo de producto que se venda y sus clientes. Contar con la capacidad para decidir el tipo de estructura que se requiera entre los encargados de la venta, es de suma importancia para la distribución de los productos. Por otro lado, la venta se ha estudiado y desarrollado al punto de convertirse en una especialización, donde se puede distinguir diferentes pasos a seguir y convertirse en buen vendedor a través de la técnica bien aplicada. Los diferentes tipos de organización de personal para las ventas y sus variables, permitirán la toma de decisión sobre la estructura más adecuada de la fuerza de ventas, dependiendo el tipo de empresa que requiera de sus servicios. Se estudiará y comprenderá los pasos del proceso de ventas que le permitan entender las necesidades de los clientes y apoyarlos a conseguir lo que necesitan, logrando por consecuencia la venta en buenos términos para ambas partes.

3 2 Introducción al Tema Te has preguntado Cómo organizaremos a nuestros vendedores para lograr un mayor rendimiento de sus esfuerzos? Existen diferentes tipos de empresas: algunas con productos muy específicos como la venta de productos industriales, que conlleva a una gran especialización en el conocimiento de cada uno de los productos; otras empresas que por su tamaño, logran ventas importantes a nivel nacional e internacional, lo que requiere una cobertura territorial importante; o algunas otras que cuentan con estructuras pequeñas y locales, que bien pueden tener vendedores sólo en los pasillos de la tienda. Por ello, no existe una fórmula específica para todas las empresas donde podamos desarrollar una misma estructura de fuerza de ventas, cada una debe desarrollar la propia, tomando diferentes variables que, en cada tipo de organización, estaremos analizando.

4 3 Explicación Estructura de la Fuerza de Ventas Cuál es la mejor manera de hacer llegar un producto o servicio al cliente? Inicialmente es importante considera 3 aspectos esenciales en la organización: La transición interna de responsabilidades: El crecimiento de las organizaciones requiere que la responsabilidad de toma de decisiones y control de personal sea cada vez mayor en las cabezas directivas, por consiguiente, es importante delegar a tiempo. Por ejemplo, el dueño de una tienda de abarrotes es responsable de abrir la tienda y quizás de atender en caja a los clientes, incluso de mover el producto para que siempre se encuentre en exhibición; pero cuando el negocio crece, quizás necesite poner dos cajas de cobro más, por tanto, no podrá atenderlas al mismo tiempo necesitará de personal capacitado para atender las cajas registradoras y para mover más producto de bodega a piso de venta. Por ello, considerar la delegación de funciones es responsabilidad del dueño. La departamentalización: Las empresas, conforme logran crecer, necesitan dividir las funciones hasta crear departamentos, tales como: compras, ventas, administración, etc. Esto nos dará dos beneficios importantes: especialización de las actividades y control. Ajustes de organización vs tamaño de la empresa: Una empresa que cuenta con un sólo local y venta directa al público, requiere de una estrategia en la fuerza de ventas diferente a la de una empresa que cuenta con sucursales por todo el país y cuentas en el extranjero. Conforme la misma empresa tenga un crecimiento, las estructuras de ventas deben de re-configurarse adaptándose a las nuevas necesidades directivas comerciales de la empresa.

5 4 Los pasos más importantes para organizar una fuerza de ventas, según Robert F. Hartley, son los siguientes (Hartley, 2007: 188): 1. Agrupamiento óptimo de actividades 2. Tramo de supervisión 3. Grado de centralización o descentralización 4. Función del staff 5. Manejo de las cuentas nacionales y cuentas clave 6. Fuerza de ventas de la compañía vs representantes independientes. Es importante aclarar que la decisión sobre la toma de decisiones de cada uno de éstos depende de lo siguiente: Nivel de la especialización: Es decir, que tan especializada sea la venta de los productos y los puntos de control de la fuerza de ventas. Servicios a los clientes: Estos es, el nivel y cantidad de servicios que se le requieren otorgar a cada uno de los clientes. Tipo de personal de la fuerza de ventas: El personal de ventas puede tener un mayor o menor grado de especialización en el producto, capacidad de toma de decisiones o grado de negociación con los clientes. Debemos visualizar que a mayor especialización requiera la fuerza de ventas, la subdivisión de actividades de la estructura deberá ser mas detallada. Cuando existen más pasos dentro de la especialización de nuestra fuerza de ventas, es necesario que existan más puntos de control que permitan mantener la calidad en cada fase. Ahora estudiaremos cada uno de los pasos para organizar la fuerza de ventas.

6 5 En el agrupamiento óptimo de actividades debemos comprender las necesidades de operación de la empresa y del equipo de la fuerza de ventas, agrupándolas por funciones o enfoque de objetivos, por ejemplo: Ventas, finanzas, inventario, producción, etc. Clientes Territorios Productos Por otra parte esta la descentralización es un cuando contamos con una estructura de fuerza de ventas con pocos niveles, como el tipo de tramo amplio, entonces los vendedores tienen la capacidad de tomar muchas decisiones por sí mismos. El gerente de ventas debe delegar en ellos el poder para hacerlo, es decir, la toma de decisiones está descentralizada del gerente. Y la centralización, ocurre cuando la toma de decisiones se encuentra en algún punto de control. A mayor número de niveles y puntos de control, las tomas de decisiones son más centralizadas. Las siguientes estructuras son básicas, y es necesario tomar en consideración cada una de las variables estudiadas para crear la más adecuada a nuestras necesidades. Las estructuras básicas según Hartley (2007:195) son: Organización geográfica Organización por producto Organización por cliente

7 6 Conclusión Comprendiendo cada una de las variables que afectan a la estructura de fuerza de ventas es posible aplicarlas a las estructuras básicas de ventas. La aplicación de ambas partes dependerá en gran forma al tipo de producto que se vende, el nivel de especialización que se requiere, las características de los clientes como son las necesidades específicas o su ubicación. Al comprender dichas características básicas del negocio, será mucho más sencillo evaluar la estructura adecuada a cada tipo de organización. No existe una organización específica para cada tipo de empresa; por ello, se debe realizar un análisis profundo de las características de la empresa y la funcionabilidad de cada estrategia acordada.

8 7 Para aprender más Las organizaciones de ventas con menos niveles tienen ciertas ventajas como son: Menor número de personas involucradas en el proceso de revisión y control (menos costo de personal). Un sólo gerente de ventas para un grupo amplio de vendedores, generalmente entre 4 y 8. Mayor delegación de responsabilidad en los vendedores. Requiere de vendedores mejor capacitados y con mejores herramientas para tomar decisiones. Provoca la autoconfianza en los vendedores y la iniciativa en la resolución de problemas. Entre más niveles adquieran, adoptarán ciertas características como: Cada nivel de subordinación requiere de una persona que tenga en sus manos el control de los procesos (mayor costo de personal). Mayor control de ejecutivos de cuenta. Menor libertad de los ejecutivos de cuenta, siendo necesario pedir autorizaciones, por los superiores, para la toma de decisiones. Menor rapidez en la toma de decisiones. Mayores problemas de comunicación de la cabeza hacia los ejecutivos de cuenta, debido a que la información debe ser transmitida a través de los gerentes intermedios. s/a(2012)organización de ventas (2012). Consultado el 04 de abril del 2013, video obtenido de Youtube:

9 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un Reporte donde expliques los pasos importantes para organizar una fuerza de venta, tomando en cuenta las distintas dimensiones. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en procesador de texto, al final tendrás que guardarlo en PDF con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender Los pasos importantes para organizar una fuerza de venta, lo cual te facilitará el estudio de Administración y Fuerza de Ventas Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: 1. Datos generales 2. Bibliografía 3. Redacción y ortografía 4. Objetivo de la actividad 5. Desarrollo del reporte 6. Agregar extensión (una cuartilla) 7. Conclusión

10 9 Bibliografía Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial Patria. s/a(2012)organización de ventas (2012). Consultado el 04 de abril del 2013, video obtenido de Youtube:

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