Políticas internas para el manejo de portales web de la Corporación Universitaria Remington


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1 2012 Corporación Universitaria Remington Políticas internas para el manejo de portales web de la Corporación Universitaria Remington Para el óptimo funcionamiento y manejo de los portales institucionales, definimos las normas y orientaciones que redundarán en la eficiencia y eficacia de este canal de las tecnologías de la información, acorde a los objetivos y políticas educativas e institucionales de la Corporación Universitaria Remington- CUR.

2 INTRODUCCIÓN Nuestros portales web institucionales se han convertido en un medio de difusión de gran peso para cada una de las áreas de la Corporación Universitaria Remington - CUR, constituyéndolo en un espacio de carácter inexcusable al momento de difundir y explicar cada una de las actividades y cambios que surgen en torno al ambiente educativo de la entidad. En definitiva, es necesario definir unas políticas claras y precisas que permitan internamente conocer las directrices enmarcadas en el uso de estos espacios de difusión educativa, promocional e institucional y comercial.

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4 GLOSARIO DE TÉRMINOS WWW: son las siglas para identificar el World Wide Web conocida como Web. Web pages: conjunto de archivos o páginas en formato de texto, gráfico o binario de los cuales se compone un website. URL: es una sigla en inglés que traduce Unified Resource Locator ; se refiere a una forma de sintaxis uniforme para hacer referencia y localizar una página web en específico. Por ejemplo: Website: dirección electrónica que hace referencia a la página principal de una institución o compañía. Joomla: sistema de gestión de contenidos que permite desarrollar sitios web dinámicos en interactivos. Permite crear, editar o eliminar contenido de un sitio web a través de un panel de administración. Micrositio: se refiere a una página web individual o a un grupo de páginas que extienden o amplían la funcionalidad de sitios web primarios. Landing Page (página de aterrizaje): se refiere a la web de destino que recibe a los candidatos, prospectos y a los clientes de campañas de marketing.

5 POLÍTICAS PORTAL WEB DE LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON - CUR 1. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN CORPORATIVA 1.1 Información corporativa general Para efectos de publicación informativa general de tipo corporativo en la web de la CUR, la solicitud debe hacerse por escrito, de manera clara y concisa, a través de un correo electrónico dirigido a la analista de internet. Quien realice la solicitud deberá suministrar la información que se requiere publicar. Los textos, igualmente, requieren de la revisión y aprobación del corrector de estilo institucional, quien además tiene unos tiempos establecidos para la entrega de contenidos (ir al siguiente enlace para ver manual y formato de solicitud de corrección de estilo y redacción Noticias Aquella información que tenga carácter noticioso de la CUR, deberá ser canalizada a través de la Dirección de Comunicaciones, dependencia encargada de orientar además las propuestas gráficas, la selección de fotografías y la redacción misma de estos contenidos. 1.3 Actualización de contenidos La actualización periódica de los contenidos es responsabilidad de todas las áreas implicadas (direcciones, decanaturas, jefaturas, coordinaciones, etc.), que deberán delegar unos responsables que interactúen con la analista de internet para el montaje de nuevos textos digitales, cumpliendo con los pasos requeridos de corrección de estilo y del canal de Dirección de Comunicaciones, salvo que hayan directrices u órdenes de niveles superiores.

6 1.4 Actualización de micrositios independientes Para los micrositios independientes, es responsabilidad de la analista de internet brindar los respectivos procesos de capacitación y apoyo técnico en el montaje de la información, pero es responsabilidad directa del área que ostenta el micrositio, mantenerlo actualizado y reportar los inconvenientes que se presenten en cuanto al normal desempeño del programa administrador de información web. 1.5 Banner Los banner centrales de la página corporativa son exclusivamente para la publicación y difusión de la información más relevante de la CUR. En caso de que un área en específico, necesite publicar su información o noticia bajo esta característica, deberá solicitarlo por escrito, a través de correo electrónico, a la Dirección de Mercadeo. Los tiempos de publicación son de uno a dos días. Lo anterior, aplica también para los micrositios, por lo que se hace necesaria solicitar la autorización a: Educación a Distancia: Dirección Facultades: Decanos Maestro: Dirección de Extensión y Formación Continua Egresados: Coordinación Bienestar institucional: Dirección Dicur: Dirección de Investigaciones

7 2. TIPOS DE PUBLICACIONES Y TIEMPOS DE EJECUCIÓN 2.1 Videos El material audiovisual generado desde las diferentes facultades y dependencias que deban ser publicados en el portal web de la CUR, deberá ser entregado a la analista de internet en formatos AVI, MPG o MOV para su posterior edición. Adicionalmente, debe hacerse la solicitud a través del correo electrónico a la analista de internet (descargar y diligenciar formato de solicitud de cambios página web en Los tiempos de publicación establecidos para los videos serán entre tres a siete días hábiles luego de la entrega del material, tiempo que está supeditado por la cantidad de videos, duración y el tiempo de edición que deba emplearse. Los videos del programa institucional Memorias del Saber, serán editados y publicados el mismo día de su producción, si este se realiza en el horario de las 8:00 a. m.; cuando el programa sea grabado en horas de la tarde, su publicación en la página web de la CUR, se realizará en la mañana del día siguiente. 2.2 Fotografías Para la inclusión y publicación de imágenes en el portal web de la CUR, la solicitud se hará por escrito a través de correo electrónico a la analista de internet, adjuntando las imágenes respectivas y diligenciando el formato de solicitud de cambios que se encuentra en el siguiente link: En casos específicos, donde el peso de estas sobrepase los límites de los correos electrónicos, la solicitud igualmente se realizará por ese medio, haciendo llegar posteriormente las fotografías en formato digital en USB o CD, a la analista de internet, en la Dirección de Mercadeo.

8 La publicación de las imágenes será entre dos y cuatro días hábiles, tiempo que está determinado por la cantidad de las mismas y la edición, pues las fotografías deberán tener unas dimensiones especiales para su montaje (640 px de ancho y el largo proporcional). 3. NUEVOS DESARROLLOS La solicitud sobre nuevos desarrollos y micrositios deberá hacerse por escrito y dirigido a la Dirección de Mercadeo, especificando: área respectiva, desarrollo solicitado, justificación y los objetivos. Estos elementos permitirán realizar un análisis que permita viabilizar el proyecto y su posible aprobación. Los tiempos de desarrollo y ejecución de nuevos proyectos según su complejidad, pueden tardar entre 2 y 3 meses. Los nuevos desarrollos serán canalizados en su ejecución a través del outsourcing web contratado por la Corporación. 4. CAMBIOS EN EL PORTAL WEB DE LA CUR La solicitud para realizar cambios a secciones ya establecidas dentro de las diferentes secciones y micrositios corporativos, deberá hacerse a través del formato de solicitud de cambios web dirigido a la Dirección de Mercadeo. 5. ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DEL PORTAL WEB DE LA CUR El manejo de las plataformas de administración web estará a cargo de la persona delegada por la Dirección de Mercadeo, siendo por lo general, quien tenga la

9 función de analista de internet, en conjunto con la agencia digital determinada por el outsourcing web contratado por la CUR. Para los micrositios específicos de Maestro, de Egresados y Bienestar institucional, el equipo también lo conformará un delegado de cada de esas dependencias, quienes deberán asegurar la actualidad en los contenidos y toda la información que desde estas áreas se genere.

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